Le règlement intérieur ci-dessous a été voté lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 30 mai 2008. Il a été modifié lors de l'Assemblée Générale du 11 février 2012 puis lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 14 juin 2014 et celle du 24 février 2021. Modification cosmétique en janvier 2018, les MDA recevant la nouvelle appellation MVAC. Ce règlement est en vigueur.

Règlement Intérieur

1. Siège social de l'association

1.1 Langages dérivés de Perl promus par l'association

Comme indiqué par l'article 2 de ses statuts, l'association a pour objet la promotion du langage Perl et des langages dérivés de Perl qui suivent : Raku.

1.2 Siège social de l'association

Le siège social de l'association est situé à :
c/o Maison de la Vie Associative et Citoyenne
BAL 44
25, rue Lantiez
75017 Paris
France

Toute modification du siège devra faire l'objet d'une publication au Journal Officiel.
Si le siège est déplacé dans une autre ville, les statuts devront être mis à jour et redéposés à la préfecture dont dépend le nouveau siège.

2. Adhésions, cotisations

2.1. Adhésions

Peuvent adhérer à l'association les personnes physiques majeures, les personnes physiques mineures (sous réserve d'autorisation de leurs représentants légaux) et les personnes morales.

L'adhésion à l'association se fait par inscription sur la liste de diffusion : adherents [AT] mongueurs [DOT] net L'adhérent doit fournir au bureau de l'association ses prénoms, nom et adresse postale. Il doit également informer le bureau de tout changement d'adresse postale.

De manière transitoire, les adhérents doivent communiquer au bureau ces informations le concernant (prénoms, nom et adresse postale) dans les trois mois qui suivent le vote de ce règlement intérieur, sous peine d'exclusion décidée par le Conseil d'Administration.

Un adhérent peut communiquer plusieurs adresses courriels mais ne dispose que d'une seule voix lors des scrutins.

Le conseil d'administration se réserve le droit de refuser une demande d'inscription. Il doit informer le postulant de sa décision sous un mois à compter de la date d'inscription, mais n'a pas à justifier sa décision.
Sans notification de rejet dans ces délais, l'inscription est considérée comme acceptée.

Le secrétaire tient à jour une liste des adhérents.
Le trésorier est son soutien privilégié pour la tenir à jour en fonction des paiements de cotisations (s'il y a lieu) mais chaque membre du conseil d'administration est tenu d'aider autant que possible le secrétaire dans le maintien de cette liste.

La liste des adhérents est disponible sur simple demande pour les membres du conseil d'administration.
Elle est disponible aux membres de l'association qui en font la demande motivée.

2.2. Cotisations

Le montant de la cotisation a été fixé à 0 euro.
La section 2.3 fixe donc le mode de renouvellement des inscriptions.

Les paragraphes qui suivent ne sont maintenus qu'à titre de référence dans le cas où ce montant évoluerait.

Les cotisations annuelles sont fixées en Assemblée Générale. Une cotisation réduite est prévue pour les membres dont les moyens sont faibles. Le Conseil d'Administration détermine quelles catégories de membres bénéficieront de la réduction de la cotisation.

La cotisation est exigible à partir du premier janvier et elle doit être réglée avant la fin du mois de mars. Le trésorier envoie une relance à ceux qui n'ont pas encore réglé leur cotisation au premier mars.

Actuellement, la cotisation réduite est accordée aux étudiants et aux chômeurs.

2.3. Renouvellement des adhésions

Du fait du mode d'adhésion, il paraît utile de s'assurer que la liste d'adresses reste significative. Dans cette optique, une confirmation annuelle est mise en place.

• Début novembre, un courriel est envoyé à toutes les adresses de la liste adherents (AT) mongueurs (DOT) net. Son sujet est "Renouvelez votre abonnement" ou un texte similaire. Son contenu invite à confirmer son adhésion à l'association par simple réponse au courriel.
• Mi-novembre, début décembre, mi-décembre, un courriel de relance est envoyé.
• Début janvier, les adresses qui auront été confirmées seront réabonnées.
• Début janvier, un courriel de radiation sera envoyé aux autres adresses.

Le secrétaire étant dépositaire de la liste adherents (AT) mongueurs (DOT) net, il lui revient de s'assurer de la bonne exécution de ce renouvellement.
Il a le choix de s'en occuper lui-même ou de constituer une équipe pour cela.

Les dates données ici sont indicatives. L'idée est de donner le temps aux adhérents de réagir, et aux responsables de l'association de mettre à jour les listes pour l'année suivante.

3. Assemblées générales

3.1. Convocation

Les adhérents sont convoqués aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires par voie de courrier électronique.
Le contenu de la convocation reprend au minimum les points indiqués dans l'article 8 des statuts de l'association.

3.2. Assemblées générales virtuelles

Les assemblées générales virtuelles sont des assemblées générales pour lesquelles des moyens ont été mis en œuvre pour permettre la participation des membres sans qu'ils soient physiquement présents.
Ces moyens incluent au minimum la possibilité de participer aux débats, et de participer aux scrutins.

La réunion des membres en assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) peut se faire par moyen électronique permettant d'assurer la diffusion des débats ainsi que permettant l'organisation des votes.

Un moyen de vote électronique pourra être mis en place.
Ce moyen devra avant tout garantir que le vote a lieu dans des conditions équitables et sereines.

4. Scrutins

4.1. Collège électoral

Il n'y a qu'un seul collège d'électeurs. Celui-ci regroupe l'ensemble des adhérents au jour de la convocation.

Un membre peut être inscrit sur la liste des adhérents par plusieurs adresses mails. Il ne dispose toutefois que d'une seule voix lors des scrutins.

4.2. Procédures de vote

Par défaut, les votes se feront à main levée. Si un membre présent à l'assemblée générale en fait la demande, un vote pourra s'effectuer à bulletin secret.

Dans la mesure du possible, les scrutins devront être binaires (c'est-à-dire oui/non, pour/contre...).

Les membres absents à l'assemblée peuvent voter soit par procuration, soit par correspondance.

Il est de la responsabilité du bureau et en particulier du président de s'assurer de la bonne tenue des votes, en particulier de l'authentification des votes par correspondance.

Vote par correspondance

Dans le cas d'un vote par correspondance, le mécanisme technique utilisé (signature numérique de courriel, site web authentifiant, message papier signé de l'électeur, etc) doit être reconnu fiable et doit garantir la régularité et la sincérité des votes.

Vote par procuration

Un membre (le mandant) peut se faire représenter par un autre (le mandataire) en lui donnant procuration. Le mandataire disposera de la voix du mandant pour les votes lors de l'assemblée générale.
Un même membre ne peut pas avoir plus de cinq procurations.
Le mandataire doit être présent lors des scrutins.

Si le mandant a par ailleurs envoyé un message authentifié pour donner son vote sur certaines questions à l'ordre du jour, son mandataire ne pourra pas utiliser la procuration lors du vote de ces questions. Il ne pourra l'utiliser que pour les questions absentes du message authentifié.

Le conseil d'administration mettra à disposition des adhérents une liste des mandataires possibles pour faciliter la mise en contact de mandants et de mandataires.

Cette liste ne sera pas attachée à la convocation.

4.3. Consultations ponctuelles

Le président peut décider de lancer une consultation ponctuelle s'il estime que le faible nombre de questions à traiter ne nécessite pas une assemblée générale extraordinaire. La consultation ponctuelle fera l'objet alors d'une discussion par moyen électronique puis un vote également électronique avec des messages authentifiés.

À la demande de membres de l'association, ces choix peuvent faire l'objet d'une validation en assemblée générale.
Dans cette situation, les points votés lors de la consultation ponctuelle ne seront valides qu'à l'issue du vote par l'assemblée générale.

5. Instances

5.1. Élection du conseil d'administration

S'il y a moins de candidats que de postes à pourvoir, l'élection se déroule ainsi : le président de séance propose chaque candidat tour à tour à l'assemblée et chaque membre vote pour ou contre le candidat. Le candidat est élu s'il a une majorité de voix pour.

S'il y a plus de candidats que de postes à pourvoir, le scrutin se fera par bulletin écrit. Chaque votant rédige la liste des candidats pour lesquels il vote, la liste ne devant pas dépasser le nombre de postes à pourvoir. Si cela était le cas, le bulletin serait considéré comme nul.
Les candidats élus sont ceux qui obtiennent le plus de voix.
En cas d'égalité, un tour supplémentaire sera effectué pour départager les ex-aequos. Ce 2^e tour s'effectue uniquement pour les postes pour lesquels il y a égalité. Ne sont éligibles à ce 2^e tour que les candidats à égalité au 1^er tour.
Pour éviter tout blocage, le président de séance départagera les candidats en cas d'ex-aequos au 2^e tour.

5.2. Élection du bureau

Comme indiqué dans les statuts, le bureau est élu par et parmi les membres du conseil d'administration.

Les votes s'effectuent dans l'ordre :

1. président,
2. secrétaire,
3. trésorier,
4. vice-président, éventuellement,
5. secrétaire adjoint, éventuellement,
6. trésorier adjoint, éventuellement.

Pour chaque poste, les candidats se manifestent, puis le vote est effectué. Est élu le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité pour le poste de président, la voix du président sortant est prépondérante.
En cas d'égalité, la procédure de l'article 5.1 s'appliquera.

5.3 Réunions du Conseil d'Administration

Les réunions du CA peuvent avoir lieu :

• en réunissant les administrateurs dans un même lieu physique,
• en organisant une séance par un moyen informatique de discussion en temps réel,
• par l'intermédiaire de la messagerie sur la liste CA.

Dans les deux premier cas, les votes se font en séance. Dans le troisième cas, lors du lancement du vote, l'initiateur du vote indique le délai maximal de réponse pour les autres administrateurs. Ce délai doit être d'une semaine au minimum pour permettre aux autres administrateurs de consulter leur messagerie.

Dans les trois cas, le quorum est atteint si la moitié du CA prend part au vote. La majorité est la majorité simple : 50% des scrutins exprimés plus un.

6. Groupes de travail

Les membres de l'association peuvent décider de monter un groupe de travail sur un sujet lié à l'activité de l'association. Le groupe doit comporter des adhérents à l'association, mais il peut comporter des personnes qui n'en font pas partie.

Le groupe de travail est coordonné et/ou dirigé par un membre de l'association.

Le groupe de travail rend compte au conseil d'administration de l'évolution de son activité sur une base mutuellement acceptée.

Le conseil d'administration oriente, coordonne et surveille les œuvres des groupes de travail.