Les Mongueurs de Perl Association Documents
Ordre du jour de l'Assemblée Générale ordinaire du 22 juin 2019
Bilans
- Bilan moral 2018 par le Président, vote pour approbation ou rejet
- Bilan financier 2018 par le Trésorier, vote pour approbation ou rejet
- Vote du budget de l'exercice 2019
Débat sur l'évolution de l'association
Relation avec le Perl Toolchain Summit : hébergement de la trésorerie du PTS
Élection du Conseil d'Administration
Questions diverses
Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire
La séance commence à 10h30
Présents
- Sébastien Aperghis-Tramoni
- Laurent Boivin, avec la procuration de Johan Ferguth, Richard Thibert, Sébastien Dorey, Ralf Wurzinger et Sébastien Deseille
- Marc Chantreux, avec la procuration de Luc Didry
- Jean Forget, avec la procuration de Nicolas Rochelemagne, Sylvain Lhullier, Steve Schnepp, Jérôme Quelin et Laurent Gautrot
- Laurent Rosenfeld, avec la procuration d'Emmanuel Seyman
Il y a donc 5 membres présents et 12 membres représentés pour 50 adhérents. L'article 8 des statuts impose un quorum de 15% : cette année cela correspond à 8 membres. Le quorum est donc atteint.
Présent également sans droit de vote : Christophe Maudoux, qui n'était pas encore adhérent à la date de la convocation.
Bilan moral par le président
Actions de promotion de Perl
- Hackathon ACT
- Paris Open Source Summit, 5 et 6 décembre 2018, Les Docks Pullmann, Aubervilliers
- Sympa hackathon, 19-20 juin 2019, Atrium de l'université de Strasbourg
- Journées Perl 2019, 21-22 juin 2019, Atrium de l'université de Strasbourg
Communication
- Le site web de l'association est maintenu à jour http://mongueurs.net/
- Le compte Twitter est alimenté régulièrement https://twitter.com/mongueurs_perl
- La page Facebook est alimentée régulièrement https://fr-fr.facebook.com/Mongueurs
Contributions à la communauté
- Hébergement des sites Act de conférences Perl dans le monde. Environ 10 ou 15 conférences pour l'année
- Liste de diffusion technique perl@
Vie de l'association
- Réunion en ligne des adhérents le premier lundi de chaque mois
- Gestion des services internet Serveurs, sites web, listes de diffusion, etc
Commentaires sur le bilan moral
Compte tenu de la date tardive de l'AG dans l'année tant pour 2019 que pour 2018, le bilan est donné pour l'intervalle entre les deux AG.
La plupart du temps, nous lançons des actions mais le suivi n'est généralement pas assuré. Il y a également un problème de motivation pour les personnes concernées.
Vote du bilan moral
Le bilan moral est adopté à l'unanimité.
Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2018
Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).
L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année (article 14 des statuts de l'association).
Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2018, une conclusion.
Préambule et correction des comptes 2017
Lors de l'AG 2017 (et de sa préparation), je n'étais pas sûr des comptes que j'avais présentés. La complexité de la comptabilité que je tenais m'a échappé. J'en avais fait part lors de l'AG.
J'ai mis les choses à plat en juin 2018 avec :
- un tableau style LibreOffice Calc où je saisis les mouvements et où je catégorise ces mouvements.
- un nouveau fichier GNUcash avec un plan de compte plus lisible
- dans ce nouveau plan de compte, j'ai mieux isolé les deux « comptes » pour lequel nous gérons l'argent sans que cet argent soit à notre disposition : le fonds Act (qui ne bouge plus depuis quelques années) et le Perl Toolchain Summit (qui représente pas mal de mouvements, en nombre et en valeur).
En resaisissant toute l'année 2017 dans ces 2 fichiers, je me suis aperçu d'un écart entre mon évaluation des comptes Paypal en $ et £ et de ce qu'en disait Paypal. Cet écart était de ~338 €. Je l'ai classé en « dépenses diverses » de l'exercice 2018, bien qu'il s'agisse probablement d'un cumul d'erreurs sur plusieurs années car je n'ai pas le droit de changer les exercices validés en AG.
Ce travail de juin 2018 me permet d'être confiant sur les comptes de cet exercice, en particulier, je suis plus carré avec les mouvements liés au PTS et avec les montants sur Paypal.
Compte de résultat
Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur un exercice, en l'occurrence l'année 2018.
2018 2017 2016
Produits : 19048 € 19809 € 1605 €
Revenus JP : 0 € 0 € 1500 €
Revenus PTS : 18456 € 18888 € 0 €
Dons : 79 € 142 € 45 €
Booking : 478 € 524 € 0 €
Intérêts Livret : 33 € 35 € 55 €
Autres revenus : 2 € 220 € 5 €
Charges : 16273 € 21140 € 1287 €
Dépenses JP : 62 € 143 € 210 €
Dépenses PTS : 14589 € 19668 € 497 €
Dépenses POSS : 18 € 124 €
Infrastructures : 720 € 663 €
Variations de stock : 0 € 0 € 0 €
Frais bancaires : 340 € 236 € 145 €
Assurances : 158 € 154 € 150 €
Divers : 384 € 171 € 283 €
Revenu net de l'exercice : 2775 € -1350 € 317 €
Revenu net hors PTS : -1091 € -570 €
Le « revenu net » est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.
Les « autres revenus » correspondent à un remboursement Paypal lors de l'activation d'un moyen de paiement (2 microprélèvements, qui sont remboursés 1 ou 2 jours plus tard).
Les « Dépenses des Journées Perl » sont les achats pour les pauses.
Les « Dépenses diverses » sont d'une part une régularisation de ~338 € sur les comptes annoncés en 2017. D'autre part, il y a une perte de change de ~45 € correspondant à l'écart entre mon estimation de la valeur des comptes Paypal en devises (£ et $) et leurs valeurs en € au 31 décembre.
L'exercice 2018 est bénéficiaire grâce aux revenus du PTS (qui leur sont réservés). Hors PTS, on accuse un déficit de près de 1100 € qui inclut :
- les 338 € de régularisation
- une hausse des factures pour le serveur et les domaines
- une hausse des frais bancaires (hausse liée aux frais de virement pour le PTS).
Bilan
Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2018.
31/12/2018 31/12/2017 31/12/2016
Actifs : 9230 € 10117 € 8970 €
Immobilisations : 100 € 100 € 100 €
Stocks : 186 € 186 € 186 €
Factures en attente : 0 € 0 € 0 €
Charges constatées : 20 € 0 € 154 €
d'avance
Caisse (liquide+chèques): 0 € 100 € 0 €
Compte courant CIC : 2151 € 3763 € 593 €
Livret CIC : 5316 € 3783 € 7448 €
Paypal : 1456 € 2182 € 487 €
Passif : 9230 € 10117 € 8970 €
Dettes : -1500 € 2161 € 0 €
Report à nouveau PTS : 725 € 1222 €
Report à nouveau Fonds Act: 1426 € 1426 €
Réserves : 5751 € 8916 € 8599 €
Provisions pour risques : 53 € 53 € 53 €
et charges
Gains enregistrés : 2774 € 0 € 317 €
Pertes à retenir : 0 € -1013 € 0 €
Immobilisations : la participation des Mongueurs au capital de départ de OSDC.fr
Réserves : réserves de l'exercice précédent + le bénéfice ou - les pertes
Stocks : la valorisation des 3 thermos (ça ne change pas depuis qu'on les a).
Charges constatées d'avance : 20 € payés en 2017 pour le renouvellement du domaine mongueurs.net
Provisions pour risques et charges : une provision pour l'écart de valeur entre mon estimation et la réalité au 31 décembre sur les comptes en devises que je traîne depuis 2012 et que je n'ose pas toucher.
Reports à nouveau : ce qu'on stocke pour le PTS, pour le Fonds Act Dettes -1500 € : l'avance pour les RMLL, qui nous a été remboursée début 2019
Les événements 2018
Recettes Dépenses
J Perl : 0 € 62 €
PTS : 18456 € 14589 €
Infras : 720 €
Booking : 478 €
Le Perl Toolchain Summit
Anciennement Perl QA Hackathon. C'est un événement qui a eu lieu à Oslo en 2018. C'est un hackathon de 4 jours, orienté écosystème : CPAN, MetaCPAN, Kwalitee, Tests... Il est en liste fermée (c'est-à-dire sur invitation seulement).
Les frais des participants sont pris en charge dans la mesure où le budget du PTS le permet.
Les comptes sont hébergés pour l'essentiel par les Mongueurs de Perl (CIC et Paypal) mais aussi par Enlightened Perl Organisation (EPO), basé au Royaume-Uni.
Mongueurs EPO
Solde fin 2017 : 725 € 3040 £
Recettes 2018 : 18456 € 500 €
Dépenses 2018 : 14589 € 0 £
Solde fin 2018 : 4592 € ~3490 £
Le fonds Act
Le fonds Act est un fonds hébergé par les Mongueurs et géré (au sens choix des dépenses, recherche de ressources) par des personnes actives dans l'évolution de Act (dont Philippe Bruhat).
Il est hébergé par les Mongueurs parce que nous avons les outils qui le permettent (compte bancaire, compte paypal, capacité à émettre des factures, suivi des transactions...).
Il n'a pas bougé cette année.
Solde 2015 : 1426 € Solde 2016 : 1426 € Solde 2017 : 1426 € Solde 2018 : 1426 €
En conclusion
Depuis 2016, nous devons payer pour des serveurs, alors qu'ils nous étaient gracieusement prêtés depuis les débuts de l'association. Cela engendre des frais qui ne sont pas couverts par les recettes liées à notre partenariat avec Booking.
Sans sponsor pour les Journées Perl, nous avons perdu notre principale source de revenu. On consomme les réserves.
J'attribue l'absence de sponsor au manque de bénévoles pour organiser l'événement : les bénévoles qui organisent n'ont pas le temps de tout faire.
Sur le long terme, cela n'est pas viable.
Cette année 2019 s'annonce elle aussi pauvre en recettes, hormis les mouvements liés au PTS 2019 (à Rugby).
Annexes
Informations ajoutées suite à l'AG.
Version courte de ce rapport à présenter en AG
On a ~8900 € sur les différents comptes (CIC, Paypal) au 31 déc. On stocke ~2151 € pour le compte du PTS et de Act (ça veut dire que ce n'est pas à nous).
On a gagné 2775 € avec le PTS, mais sans le PTS et la régularisation Paypal post AG 2017 on perd ~700 € (contre 570 € en 2017). Ce n'est pas une bonne tendance.
On a à nouveau des recettes liées à notre partenariat avec Booking.com (~478 €. mais elles ne compensent pas les dépenses liées aux serveurs et aux domaines (720 €).
Le manque de sponsors pour les événements s'inscrit dans un essoufflement général des bénévoles pour organiser des choses.
Commentaires pendant l'AG
Concernant le résultat négatif de certaines manifestations, ce n'est pas parce qu'un événement est déficitaire qu'il faut l'arrêter.
Concernant le manque de sponsors : les sponsors historiques ne sont plus là, mais il suffit parfois de prendre contact avec certains nouveaux sponsors pour trouver des subsides, ex Vortex.
L'infrastructure couvre les serveurs et les noms de domaine.
Frais bancaires : les frais de Paypal apparaissent avec les montants du CIC dans la ligne « frais financiers » mais ceux qui concernent le PTS sont mis à part pour permettre la répartition entre le PTS et le reste.
Budget prévisionnel
Le budget ne prend pas en considération le PTS, en supposant qu'il est équilibré.
Courant
Infrastructure R: 0 € D: 720 €
Booking.com R: 400 € D: 0 €
Assurance R: 0 € D: 160 €
Evenements
JP R: 500 € D: 500 €
POSS 2019 R: 0 € D: 0 €
Divers
Comm R: 0 € D: 100 €
Total R: 900 € D: 1480 €
R - D: 580 €
Concernant les noms de domaine, nous pourrions envisager de passer de Gandi à Online pour bénéficier de tarifs inférieurs.
Vote du bilan financier et du budget
Vote du bilan financier : le bilan financier est adopté à l'unanimité et quitus est donné au trésorier
Vote du budget : le budget est adopté à l'unanimité
Débat sur l'évolution de l'association
Relations avec le PTS (Perl Toolchain Summit)
Cela fait plusieurs années que l'association héberge les comptes du PTS. Le problème est qu'une partie de l'argent du PTS se trouve chez EPO (Enlightened Perl Organisation). Donc, quand par exemple Neil Bowers demande à notre trésorier combien il y a sur le compte du PTS, ce dernier n'est pas en mesure de lui répondre.
Laurent Boivin préférerait que toutes les finances du PTS soient centralisées. Peu importe que ce soit centralisé chez les Mongueurs ou chez EPO, l'essentiel est que ce soit centralisé chez quelqu'un.
Résolution : proposer aux organisateurs du PTS que les comptes du PTS soient centralisés sur les comptes des Mongueurs de Perl.
La résolution est adoptée à l'unanimité.
Organisation des Journées Perl
Marc Chantreux suggère qu'à l'avenir, si possible, les Journées Perl soient organisées en incluant des ateliers ainsi que cela a été fait cette année.
Il y a un problème de communication. L'utilisation de la messagerie Internet et des listes de diffusion ne touche pas grand monde. Quels autres canaux pourrions-nous utiliser ?
Il a été question de Twitter, Facebook, ainsi que de Meetup et Mastodon (qui n'ont pas été utilisés).
On pourrait envisager d'autres voies pour organiser les Journées Perl. Par exemple, faire une conférence combinée avec une autre communauté. Cela s'est fait cette année avec la communauté Guile / Guix. On pourrait également envisager un événement commun avec GUTenberg (Latex). En revanche, il y a peu d'espoir pour OSDC.fr, l'association correspondante étant inactive.
Une autre possibilité se base sur le POSS (Paris Open Source Summit, fusion de Solutions Linux et Open World Forum). Le POSS propose aux communautés du libre des salles où l'on peut organiser des activités telles que des exposés ou des séances de travail (style hackathon). Nous pourrions utiliser cette possibilité pour organiser les Journées Perl dans le cadre du POSS.
Pour le calendrier, cela ne pourra pas se faire pour le POSS 2019, il est trop tard pour demander une salle. En revanche, c'est envisageable pour le POSS 2020.
Deux points à prendre en considération : comme le POSS se tient en fin d'année (novembre ou décembre), il est impossible d'organiser l'AG de l'association dans ce cadre. Il faudra donc revenir à l'ancienne règle, consistant à organiser l'AG pendant le mois de février, au siège de l'association, la Maison de la Vie Associative et Citoyenne du 17e Arrondissement. Ou bien, comme cela a été brièvement envisagé en 2019, demander à la Fondation pour le Progrès de l'Homme si elle accepte de nous prêter ses locaux parisiens pour y tenir l'AG.
D'autre part, pour le POSS, il faudra a priori plus de monde que précédemment, car il faudra quelqu'un pour tenir la permanence au stand et d'autres personnes pour animer la salle avec les ateliers ou les exposés.
L'idée de tenir les Journées Perl dans le cadre du POSS et de faire revenir les AG au mois de février sera discutée sur la liste adhérents.
Accueil des nouveaux
Avec la présence de Christophe Maudoux lors de l'AG, nous avons évoqué l'accueil des nouveaux dans la communauté Perl (et non pas strictement dans l'association).
Par exemple, Christophe avait l'intention de publier des modules sur CPAN. Il a compris qu'il fallait s'inscrire sur PAUSE. Il l'a fait, mais il n'a reçu aucune confirmation de son inscription.
Il serait bénéfique pour la communauté Perl d'avoir le souci de l'accueil des débutants et des petits nouveaux.
Élection au Conseil d'Administration
Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Marc Chantreux, Johan Ferguth, Jean Forget, Sylvain Lhullier et Laurent Rosenfeld.
Les candidats sont : Marc Chantreux, Jean Forget, Sylvain Lhullier et Laurent Rosenfeld.
Personne ne demande de vote à bulletin secret.
Laurent Rosenfeld est élu à l'unanimité moins une abstention.
Jean Forget est élu à l'unanimité.
Marc Chantreux est élu à l'unanimité.
Sylvain Lhullier est élu à l'unanimité.
Le CA est donc composé de :
- Sébastien Aperghis-Tramoni, pour encore un an,
- Laurent Boivin, pour encore un an,
- Philippe Bruhat, pour encore un an,
- Marc Chantreux, pour deux ans.
- Jean Forget, pour deux ans.
- Sylvain Lhullier, pour deux ans.
- Laurent Rosenfeld, pour deux ans.
Questions diverses
Aucune question diverse n'a été débattue.
Fin de l'AG
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h10.
Réunion du Conseil d'Administration
Suite à son renouvellement, le Conseil d'Administration est réuni à 12h20 pour élire un nouveau bureau.
Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.
Présents :
- Sébastien Aperghis-Tramoni
- Marc Chantreux
- Jean Forget, avec la procuration de Sylvain Lhullier
- Laurent Boivin
- Laurent Rosenfeld
Président
Le président sortant, Sylvain Lhullier, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Secrétaire
Le secrétaire sortant, Jean Forget, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Trésorier
Le trésorier sortant, Laurent Boivin, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Vice-Président
Marc Chantreux se présente à ce poste. Il est élu à l'unanimité.
Secrétaire adjoint
Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.
Trésorier adjoint
Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.
La séance est levée à 12h22.