Les Mongueurs de Perl

Les Mongueurs de Perl Association Documents

Ordre du jour de l'Assemblée Générale ordinaire du 19 mai 2018

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Élection du Conseil d'Administration

Questions diverses

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence à 14h00

Présents

Il y a donc 7 membres présents et 8 membres représentés pour 60 adhérents. L'article 8 des statuts impose un quorum de 15% : cette année cela correspond à 9 membres. Le quorum est donc atteint.

Bilan moral par le président

Actions de promotion de Perl :

Communication

Contributions à la communauté :

Vie de l'association:

Commentaires et précisions lors de l'Assemblée Générale

Concernant le sprint « Promotion de Perl » et le stand de POSS, un visiteur a remarqué que nous avions un nouveau roll-up et a déclaré préférer la nouvelle version.

Le changement de siège social ne correspond pas à un déménagement. C'est juste un changement d'appellation, nous restons dans les mêmes locaux et nous sommes en relation avec les mêmes personnes.

Vote du bilan moral

Le bilan moral est adopté à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2017

Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).

Cette année, à la date de l'AG, la comptabilité n'a pas été tenue dans GNUCash comme les années précédentes, mais dans un classeur LibreOffice disponible dans le dépôt de l'association.

J'ai voulu éviter de passer par GNUCash pour « faire plus simple » : certaines choses le sont en effet, d'autres ne le sont pas.

J'ai dû remettre des choses dans GNUcash pour réussir à établir le bilan.

M'y étant pris trop tard, je remettrai les choses au carré, soit dans GNUCash, soit dans un logiciel « plus simple » dans les semaines qui suivront l'AG.

L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année (article 14 des statuts de l'association).

Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2017, une conclusion.

Compte de résultat

Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur un exercice, en l'occurrence l'année 2017.

                                    2017         2016
 Produits                      :  19809 €       1605 €
   Revenus JP                  :      0 €       1500 €
   Revenus PTS                 :  18888 €          0 €
   Dons                        :    142 €         45 €
   Booking                     :    524 €          0 €
   Intérêts Livret             :     35 €         55 €
   Autres revenus              :    220 €          5 €

 Charges                       :  21140 €       1287 €
   Dépenses JP                 :    143 €        210 €
   Dépenses PTS                :  19668 €        497 €
   Dépenses POSS               :    124 €
   Infrastructures             :    663 €
   Variations de stock         :      0 €          0 €
   Frais bancaires             :    236 €        145 €
   Assurances                  :    154 €        150 €
   Divers                      :    171 €        283 €


 Revenu net de l'exercice      :  -1350 €        317 €
 Revenu net hors PTS           :   -570 €

Le « revenu net » est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.

Produits - Autres revenus : on avait émis il y a plusieurs années un chèque qui n'a jamais été encaissé. Je l'ai « remis » sur notre compte courant pour éviter l'écart entre le relevé du CIC et le compte correspondant dans la compta.

Charges - Autres : c'est le prix du nouveau totem.

Bilan

Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2017.

                             31/12/2017    31/12/2016
 Actifs                    :   10117 €        8970 €
   Immobilisations         :     100 €         100 €
   Stocks                  :     186 €         186 €
   Factures en attente     :       0 €           0 €
   Charges constatées      :       0 €         154 €
        d'avance
   Caisse (liquide+chèques):     100 €           0 €
   Compte courant CIC      :    3763 €         593 €
   Livret CIC              :    3783 €        7448 €
   Paypal                  :    2182 €         487 €

 Passif                    :   10117 €        8970 €
   Dettes                  :    2161 €           0 €
   Soldes initiaux         :       0 €           0 €
   Réserves                :    8916 €        8599 €
   Provisions pour risques :      53 €          53 €
     et charges 
   Gains enregistrés       :       0 €         317 €
   Pertes à retenir        :   -1013 €           0 €

Immobilisations : la participation des Mongueurs au capital de départ de OSDC.fr

Réserves : réserves de l'exercice précédent + le bénéfice ou - les pertes

Stocks : la valorisation des 3 thermos

Pertes à retenir : l'écart par rapport au compte de résultat est dû à la réintégration dans le bilan du compte Paypal en £, en particulier de son solde.

Je ne sais pas pourquoi ce compte (qui contenait ~300 £ en début d'exercice) n'était pas dans le bilan. Je soupçonne un problème que j'ai pu avoir à gérer des devises dans GNUCash les années précédentes.

Le montant cumulé des comptes bancaires (CIC et Paypal) s'élève à ~9700 €.

Mais 1400 € « appartiennent » au fond Act, 2140 € « appartiennent » au PTS, ce qui nous laisse tout de même ~6100 €.

Les événements 2017

              Recettes  Dépenses
  J Perl    :     0 €     143 €    (les « ventes » de Brian D Foy ont amené 100 € de dons)
  PTS       : 18400 €   19646 €    (il y avait du reliquat des années précédentes, et il en reste)
  Infras    :             663 €    (serveurs + domaines)
  Booking   :   524 €              (le retour !)

Le Perl Toolchain Summit

Anciennement Perl QA Hackathon. C'est un événement qui a eu lieu à Lyon en 2017 (comme en 2014). C'est un hackathon de 4 jours, orienté écosystème : CPAN, MetaCPAN, Kwalitee, Tests... Il est en liste fermée (c'est-à-dire sur invitation seulement).

Les frais des participants sont pris en charge dans la mesure où le budget le permet.

Les comptes sont hébergés pour l'essentiel par les Mongueurs de Perl (CIC et Paypal) mais aussi par Enlightened Perl Organisation (EPO), basé au Royaume-Uni.

                   Mongueurs   EPO
  Solde fin 2016 :     884 €   3500 £
  Recettes 2017  :   18400 €      0 £
  Dépenses 2017  :   19646 €    400 £
  Solde fin 2017 :    2141 €   3100 £

Le solde fin 2017 inclut un remboursement de 2037 € (2500 $> qui n'a été effectué qu'en 2018.

Le solde disponible pour le PTS 2018 (qui a eu lieu à Oslo en avril 2018) était de 141 € + 3100 £.

En 2017, on a donc plus dépensé qu'on a eu de sponsors, essentiellement à cause des frais de certains participants américains (cela ne s'est pas reproduit en 2018 : leurs sociétés ont pris en charge leurs séjours). Il y a aussi un sponsor qui n'a pas (encore) payé (430 £). Les réserves de l'événement permettaient ce dépassement.

Le fonds Act

Le fonds Act est un fonds hébergé par les Mongueurs et géré (au sens choix des dépenses, recherche de ressources) par des personnes actives dans l'évolution de Act (dont Philippe Bruhat).

Il est hébergé par les Mongueurs parce que nous avons les outils qui le permettent (compte bancaire, compte Paypal, capacité à émettre des factures, suivi des transactions...).

Il n'a pas bougé cette année.

  Solde 2015 :  1426 €
  Solde 2016 :  1426 €
  Solde 2017 :  1426 €

En conclusion

Depuis 2016, nous devons payer pour des serveurs, alors qu'ils nous étaient gracieusement prêtés depuis les débuts de l'association. Cela engendre des frais qui ne sont pas couverts par les recettes liées à notre partenariat avec Booking.

Sans sponsor pour les Journées Perl, nous avons perdu notre principale source de revenu. On consomme les réserves.

J'attribue l'absence de sponsor au manque de bénévoles pour organiser l'événement : les bénévoles qui organisent n'ont pas le temps de tout faire.

Sur le long terme, cela n'est pas viable.

Cette année 2018 s'annonce elle aussi pauvre en recettes, hormis les mouvements liés au PTS 2018 (à Oslo). C'est la 2e année sans sponsor.

Annexes

Informations ajoutées suite à l'AG.

À propos des comptes en Livres Sterlings

Depuis le PQAH 2012, le compte Paypal de l'association contient une ligne en Euros (EUR), une ligne en dollars US (USD) et une ligne en Livres Sterling (GBP).

Ces lignes servent pour limiter des frais de conversion quand des sponsors payent en USD ou GBP et que l'organisation a des frais en USD et GBP.

Pour l'exercice 2017, la ligne en USD valait 0 USD en début et en fin d'exercice, elle n'a pas d'impact sur cet exercice donc.

La ligne en GBP est passée de 297,45 GBP en début d'exercice à 710,48 GBP.

Pour l'établissement du compte de résultat et du bilan, j'ai converti ces GBP en EUR en utilisant le taux en vigueur le 14 mai 2018 (date des calculs) : 1 GBP = 1.1365 EUR et 1 EUR = 0.87989 GBP.

Version courte de ce rapport présenté en AG

Commentaires lors de l'Assemblée Générale

L'association possède 5 domaines : mongueurs.org, mongueurs.net, journeesperl.fr, patch.pm et paris.pm. Ces domaines sont enregistrés chez Gandi. Serait-ce moins cher si les domaines étaient enregistrés chez Online, qui fournit déjà les serveurs ?

Au sujet de la séparation entre l'association et les groupes locaux, il faut garder à l'esprit que c'est l'association qui paie les noms de domaine.

Il faudrait une personne pour s'occuper de chercher des sponsors et le faire au bon moment. En effet, pour certains sponsors potentiels, il faut formuler la demande pendant la période où l'entreprise établit son budget de relations publiques et de sponsoring.

Concernant l'hébergement des finances du PTS, tout va bien tant que le PTS est bénéficiaire. Mais que se passerait-il si le PTS était déficitaire ? Faut-il créer des comptes séparés ? Quels seraient alors les frais supplémentaires ?

Proposition de budget pour 2018

  Courant
    Banque           R:   30 €   D:  200 € 
    Domaines         R:    0 €   D:   60 €
    Booking.com      R:  500 €   D:    0 €
    Assurance        R:    0 €   D:  160 € 
    Serveur          R:    0 €   D:  540 €

  Evenements
    JP               R:   20 €   D:  100 €

    PTS 2018         R:20000 €   D:20000 €    (ce qui rentre pour le PTS,
                                               reste au PTS de l'année suivante)
  Divers
    Comm             R:    0 €   D:    0 €
    Divers           R:    0 €   D:  100 €


  Total              R:20550 €   D:21160 €
  Total hors PTS         550 €      1160 €
    R - D:                           610 €

Commentaires lors de l'Assemblée Générale

Nous évoquons la possibilité de laisser une boîte de participation aux frais à l'occasion des Journées Perl, pour les contributions volontaires.

Vote du bilan financier et du budget

Vote du bilan financier : le bilan financier est adopté à l'unanimité et quitus est donné au trésorier

Vote du budget : le budget est adopté à l'unanimité

Débat sur l'évolution de l'association

Communication

Il serait souhaitable de recommencer à écrire des articles dans les revues. Avons-nous encore un contact chez GMLF ?

Nous pourrions solliciter des stagiaires en école de commerce pour travailler sur notre communication. Le problème est de savoir comment s'occuper du stagiaire pour le guider et pour suivre ses travaux. Il faudrait le voir régulièrement par exemple.

MCO sur ACT

MCO = Maintien en Condition Opérationnelle

Sommes-nous concernés par le RGPD (Règlement Général de Protection des Données personnelles) ?

Il y a le cas du PTS à Oslo qui a sorti la liste des identifiants CPAN associés aux conférences auxquelles les personnes correspondantes ont assisté. Cette liste était accessible au public sans avoir besoin de se connecter avec un code utilisateur.

Pour n'importe quelle conférence, ACT stocke des données personnelles : adresse de messagerie, compte Twitter, nom et prénom. Les sites annoncent clairement à ceux qui s'inscrivent que leur nom apparaîtra dans les listes affichées sur le site. Les utilisateurs ne sont pas obligés de donner leur photo, mais ils sont au moins invités à le faire.

On pourrait envoyer un message à tous ceux qui sont présents dans la base ACT pour leur rappeler qu'ils ont des données stockées dans cette base de données et pour leur donner la possibilité de sortir.

Élection au Conseil d'Administration

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin et Philippe Bruhat.

Les candidats sont : Laurent Boivin, Philippe Bruhat et Sébastien Aperghis-Tramoni.

Personne ne demande de vote à bulletin secret.

Laurent Boivin est élu à l'unanimité.

Philippe Bruhat est élu à l'unanimité.

Sébastien Aperghis-Tramoni est élu à l'unanimité.

Le CA est donc composé de :

Questions diverses

Aucune question diverse n'a été débattue.

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 15h44.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le Conseil d'Administration est réuni à 15h44 pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Présents :

Président

Le président sortant, Sylvain Lhullier, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Secrétaire

Le secrétaire sortant, Jean Forget, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Trésorier

Le trésorier sortant, Laurent Boivin, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Vice-Président

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

Secrétaire adjoint

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

Trésorier adjoint

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

La séance est levée à 15h52.

Fin du compte-rendu


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