Les Mongueurs de Perl

Les Mongueurs de Perl Association Documents

Ordre du jour de l'Assemblée Générale ordinaire du 25 juin 2016

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Élection du Conseil d'Administration

Questions diverses

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence à 10h35

Présents

Il y a donc 8 membres présents et 13 membres représentés pour 66 adhérents. Le quorum est atteint.

Présents également, en auditeur libre sans droit de vote, Théo Lumineau.

Comme le président et le vice-président sont absents, Sylvain Lhullier est désigné président de séance.

Bilans

Bilan moral par le président de séance

Nous relevons les activités suivantes, qui ont été organisées par l'association ou bien auxquelles l'association a participé :

Conférences

Coding parties :

Communication

Groupes de travail

Contributions à la communauté

Vie de l'association

Vote du bilan moral

Le bilan moral est voté à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2015

Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).

Sauf mention contraire, les chiffres proviennent de la comptabilité de l'association tenue grâce au logiciel GNUCash et archivée dans trésorier/mongueurs.gnucash .

L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année.

Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2015, les écarts par rapport au budget voté à l'AG de juin 2015, une conclusion.

Compte de résultat

Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur un exercice, en l'occurrence l'année 2015.

                                    2015         2014 
 Produits                      :   1096 €      18166 €
   Revenus FPW                 :    600 €        500 €
   Revenus PQAH                :      0 €      14574 €  
   Revenus Hackathons          :      0 €          0 €
   Dons                        :    428 €       2932 €
      dont fonds Act                268 €
      dont YEF                      100 €
   Intérêts Livret             :     68 €         46 €
   Autres revenus              :      0 €        113 €

 Charges                       :   1032 €      16986 €
   Dépenses FPW                :    234 €        264 €
   Dépenses PQAH               :      0 €      13193 €
   Dépenses Hackathons         :    213 €        508 €
   Dépenses sponsoring         :    166 €          0 €
   Variations de stock         :      0 €          0 €
   Frais bancaires             :    214 €        380 €
   Assurances                  :    146 €        143 €
   Immobilisations             :      0 €        263 €
   Divers                      :     57 €        268 €


 Revenu net de l'exercice      :     64 €       1180 €

Le "revenu net" est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.

Bilan

Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2015.

                             31/12/2015    31/12/2014
 Actifs                    :    8652 €        8683 € 
   Immobilisations         :     100 €         100 € 
   Stocks                  :     186 €         186 € 
   Factures en attente     :       0 €           0 € 
   Charges constatées      :       0 €           0 € 
        d'avance
   Caisse (liquide+chèques):       0 €           0 € 
   Compte courant CIC      :     285 €         181 € 
   Livret CIC              :    7593 €        7824 € 
   Paypal                  :     487 €         391 € 

 Passif                    :    8652 €        8683 € 
   Dettes                  :       0 €           0 € 
   Soldes initiaux         :       0 €           0 € 
   Réserves                :    8630 €        6450 € 
   Provisions pour risques :      53 €          53 € 
     et charges 
   Gains enregistrés       :       0 €        1180 € 
   Pertes à retenir        :     -31 €           0 € 

Les événements 2015

              Recettes  Dépenses
  FPW       :   600 €     234 €    (+266 €)
  PQAH      :     - €       - €
  patch -p3 :     0 €     213 €

Le Fonds Act

Le fonds Act est un fonds hébergé par les Mongueurs et géré (au sens choix des dépenses, recherche de ressources) par des personnes actives dans l'évolution de Act (dont Philippe Bruhat).

Il est hébergé par les Mongueurs parce que nous avons les outils qui le permettent (compte bancaire, compte paypal, capacité à émettre des factures, suivi des transactions...).

  Solde 2014 :  1157 €
               Recettes  Dépenses
  Fonds Act  :   268 €       0 €

  Solde 2015 :  1426 €

Écarts par rapport au budget voté en AG

                          AG                      Réel
  Courant
    Banque           R:   50 €   D:  150 €      68 €    214 €
    Domaines         R:    0 €   D:   80 €       0 €     57 €
    Booking.com      R:  300 €   D:    0 €       0 €      0 €
    Assurance        R:    0 €   D:  140 €       0 €    146 €
  Evenements
    FPW              R:    0 €   D:  500 €     600 €    234 €
    patch -PX        R:    0 €   D:  600 €       0 €    213 €
  Divers
    Comm             R:    0 €   D:  200 €       0 €      0 €
    Dons             R:   50 €   D:    0 €     428 €      0 €   (85% affectés)
    Divers           R:    0 €   D:  100 €       0 €    166 €   (utilisation des dons)
    HDD pour videos  R:    0 €   D:  100 €       0 €      0 €   (don du HDD par Laurent R)


  Total              R:  400 €   D: 1870 €    1096 €   1030 €
    R - D:                          1470 €      66 €

Par chance, un sponsoring tardif de Criteo a permis une rentrée d'argent.

Le budget établi en début d'exercice et voté en AG reste une ligne directrice, pas un objectif, en ce qui me concerne. Et il est établi de façon très empirique.

En conclusion

L'association héberge les comptes de différents événements, de différentes activités au niveau européens. Cela a commencé avec l'organisation du Perl QA Hackathon en 2012. Depuis 2014, nous hébergeons aussi le fonds Act. Cela est possible par l'implication de Mongueurs français sur ces événements, par la capacité des Mongueurs à assumer les contraintes que cela implique (émission de factures, virement, transparence...) et par la confiance que l'on nous fait.

On constate des difficultés à trouver des sponsors pour les Journées Perl (ainsi qu'à les organiser). Et cela constituait depuis plus de 5 ans notre principale source de revenu.

Il faut continuer à trouver le bon équilibre entre ressources et engagements sur des événements.

D'autant qu'en 2016, nous avons à financer le serveur phantom qui doit remplacer spectre (~ 140 €/an).

Commentaires lors de l'Assemblée Générale

L'écart entre 2014 et 2015, tant pour les dépenses que pour les recettes, est dû au Perl QA Hackathon qui s'est tenu en 2014, tandis qu'aucun événement similaire n'a eu lieu en 2015.

Les dons affectés concernent YEF (YAPC Europe Foundation) et le fonds ACT. Le fonds ACT a bien fonctionné en 2014, mais il ne s'est rien passé, ou quasiment rien, en 2015.

Les frais divers portent sur les domaines DNS payés à Gandi.

L'activité PayPal est très réduite. Pour éviter les frais bancaires, le trésorier évite autant que possible les transferts entre le compte PayPal et le compte courant ainsi que les transferts d'une devise à l'autre au sein d'un même compte.

Les dépenses de patch -p3 n'incluent pas les frais pris en charge par Liz et Wendy. Par exemple, elles fournissent les aliments pour les pauses casse-croûte et elles ne se font pas rembourser par les organisateurs.

Proposition de budget pour 2016

  Courant
    Banque           R:   68 €   D:  250 € 
    Domaines         R:    0 €   D:  115 €
    Booking.com      R:  300 €   D:    0 €
    Assurance        R:    0 €   D:  150 € 
    Serveur          R:    0 €   D:  140 €

  Evenements
    FPW              R: 1500 €   D:  500 €
    patch -PX        R:    0 €   D:  600 €    (optionel)
    PQAH 2016        R:    0 €   D:  500 €    (sur les 1800 € de recettes de PQAH 2014)

  Divers
    Comm             R:    0 €   D:  200 €    (faudrait s'en occuper avant les FPW : cartes de contact au moins)
    Divers           R:    0 €   D:  100 €


  Total              R: 1868 €   D: 2555 €
    R - D:                           687 €

Commentaires lors de l'Assemblée Générale

Les 1800 euros affectés au PQAH n'ont pas été transférés aux organisateurs. Ils ont été consacrés à rembourser directement les frais de déplacement de certains participants à l'événement. De la sorte, les frais bancaires sont moins importants que s'il avait fallu convertir d'une devise à l'autre.

Vote du bilan financier et du budget

Vote du bilan financier : le bilan financier est approuvé à l'unanimité et quitus est donné au trésorier.

Vote du budget : le budget est voté à l'unanimité

Élection au Conseil d'Administration

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin, Philippe Bruhat, Elizabeth Cholet et Damien Krotkine.

Les candidats sont : Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin et Philippe Bruhat.

Le nombre de candidats ne dépassant pas le nombre de postes à pourvoir, et personne n'ayant demandé un scrutin à bulletin secret, l'élection se fait par approbation à main levée pour ou contre chaque candidat.

Sébastien Aperghis-Tramoni est élu à l'unanimité.

Laurent Boivin est élu à l'unanimité.

Philippe Bruhat est élu à l'unanimité.

Le CA est donc composé de :

Débats sur l'évolution de l'association et questions diverses

Journées Perl

L'assistance aux Journées Perl est faible, quand on compare avec les premières années. Il y a un problème de communication : il y a eu des messages sur les listes de diffusion des Mongueurs, il y a eu quatre tweets et rien d'autre. Comment améliorer notre communication ? C'est un véritable métier, il faut donc acquérir une nouvelle compétence. Où peut-on la récupérer ? A-t-on des exemples ?

Pour augmenter le nombre de participants, on peut également envoyer des messages aux participants des anciennes éditions des Journées Perl. S'ils ne sont plus inscrits dans les listes de diffusion, il faut envoyer des messages (avec les adresses en Bcc: pour des questions de confidentialité).

Autre piste, contacter ceux qui ont passé des offres d'emploi à diffuser sur notre site.

Finalement, il est possible de passer une publicité dans GNU / Linux Magazine France, à condition de s'y prendre au moins quatre mois à l'avance.

Faut-il changer le format des Journées Perl ou le garder tel quel ? Adopter un format analogue aux hackathons ? La réponse revient en fait aux organisateurs des futures éditions.

Date des AG

Le choix de placer l'AG pendant les Journées Perl avait pour but de faire participer les provinciaux à l'assemblée générale. On peut constater que cette année, ce n'est pas le cas, tous les présents viennent de la région parisienne. On peut remarquer également que lorsque l'AG se tenait à la Maison des Associations en février, certains provinciaux ont fait le trajet exprès pour participer à l'AG (Sébastien Deseille, Philippe Bruhat et Sébastien Aperghis-Tramoni qui habitait à Antibes à l'époque).

Une autre idée serait de placer l'AG le samedi après-midi, pour que les participants aux Journées Perl qui ne sont pas concernés par l'AG ne soient pas pénalisés par un trou dans l'emploi du temps.

Modalités d'adhésion

Même si la cotisation est gratuite, il serait utile de rappeler à chaque adhésion et à chaque renouvellement que l'on peut apporter un don à l'association via PayPal ou par virement bancaire.

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h10.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le Conseil d'Administration est réuni à 12h10 pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Présents :

Président

Sylvain Lhullier se présente à ce poste. Il est élu à l'unanimité moins une voix.

Secrétaire

Le secrétaire sortant, Jean Forget, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Trésorier

Le trésorier sortant, Laurent Boivin, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Vice-Président

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

Secrétaire adjoint

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

Trésorier adjoint

Le trésorier adjoint sortant, Philippe Bruhat, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité

La séance est levée à 12h20.

Fin du compte-rendu


© Les Mongueurs de Perl, 2001-2017 Contact - HTML 5 - CSS v3 - 19 juillet 2016