Les Mongueurs de Perl

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Assemblée Générale extraordinaire du 14 juin 2014

Ordre du jour

Point unique : examen des nouveaux statuts et du nouveau règlement intérieur, vote pour adoption ou rejet de cette nouvelle version.

Assemblée Générale ordinaire du 14 juin 2014

Ordre du jour

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Élection du Conseil d'Administration

Questions diverses

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Extraordinaire

La séance commence à 10h30.

Présents

Il y a donc 11 membres présents et 12 membres représentés pour 90 adhérents. Le quorum est atteint.

Présents également, en auditeurs libres sans droit de vote, Pau Amma et David Verdin.

Nouveaux statuts et nouveau règlement intérieur

Le texte des nouveaux statuts et le texte du nouveau règlement intérieur ont été fournis en pièce jointe à la convocation. Il n'y a donc pas besoin d'en donner lecture détaillée, mais simplement de rappeler les points les plus importants.

Les conditions d'adhésion et de perte de la qualité de membre ont été adaptées, pour tenir compte du fait que l'adhésion peut se concrétiser par l'abonnement à la liste adherents. Cela comporte entre autres une procédure annuelle pour vérifier si certaines adresses sont des adresses à l'abandon (le titulaire a changé de fournisseur d'accès à Internet, ou bien il a changé d'employeur, donc d'adresse professionnelle).

D'autre part, même si l'adhésion comporte uniquement l'abonnement à la liste, il sera malgré tout nécessaire au nouvel adhérent de communiquer son identité réelle (par opposition au nom figurant dans l'adresse électronique) et son adresse postale. Il doit fournir son identité réelle car une liste d'adhérents identifiés uniquement par une adresse de messagerie n'est pas valable aux yeux de l'administration. Quant à l'adresse postale, celle-ci est nécessaire pour être en cohérence avec la procédure d'exclusion pour faute grave, qui prévoit un courrier recommandé avec accusé de réception. Guillaume Rousse trouve que cette mesure est injustifiée, d'autant plus qu'il n'y a jamais eu, pour l'instant, d'exclusion pour faute grave.

Notons que cette règle sur l'identité réelle et l'adresse postale va conduire à lancer une procédure de mise à niveau de la liste dans les semaines qui suivront l'AG, pour que chaque membre fournisse au secrétaire son nom et son adresse. Cette procédure sera semblable à la procédure annuelle destinée à déterminer les adresses à l'abandon.

Un autre point concerne les nominations au CA et au bureau. Si un membre du CA démissionne, son remplaçant n'est plus co-opté par les membres restants du CA, comme c'était le cas précédemment, mais il est élu de la manière habituelle, en Assemblée Générale. Si le nombre de démissions ou de départs est trop important pour que le CA fonctionne correctement en attendant la prochaine AG Ordinaire, alors une AG Extraordinaire sera convoquée pour élire les remplaçants au CA.

Quant au bureau, la règle conte le cumul des mandats a été renforcée. Alors que précédemment, seul le cumul Président -- Vice-Président, le cumul Trésorier -- Trésorier adjoint et le cumul Secrétaire -- Secrétaire adjoint étaient interdits, maintenant tous les cumuls au sein du bureau sont interdits.

Les nouveaux textes (statuts et règlement intérieur) sont adoptés à l'unanimité moins une abstention et une voix contre.

Fin de l'AGE

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 10h45.

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence à 10h45.

Présents

Il y a donc 12 membres présents et 11 membres représentés pour 90 adhérents. Le quorum est atteint.

Présents également, en auditeurs libres sans droit de vote, Pau Amma et David Verdin.

Bilans

Bilan moral par le président

Le vice-président laisse le trésorier présenter le bilan moral de l'année 2013, compte tenu de son rôle dans les différentes activités de l'association.

La vie de l'association en 2013 a comporté les événements suivants :

Concernant OSDC.fr, pourquoi cette conférence n'aura plus lieu dans le cadre de l'Open World Forum en 2014 ? Parce qu'il y a un manque de communication entre l'équipe de OWF et celle d'OSDC.fr, un défaut d'organisation. Entre autres, il était prévu que OSDC.fr soit la branche « code » d'OWF, mais nous avons constaté qu'il y avait une partie PHP et d'autres parties dans la branche « code » en marge d'OSDC.fr.

Écarts avec les prévisions d'activité : un hackathon était prévu avec DuckDuckGo, mais il a été abandonné. À la place, il y a eu patch -p0 et patch -p1.

Quel doit être le rythme des hackathons : 2 par an ? Il y a les ressources financières, mais on manque de volontaires.

Vote du bilan moral

Le bilan moral est voté à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2013

Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).

Sauf mention contraire, les chiffres proviennent de la comptabilité de l'association tenue grâce au logiciel GNUCash et archivée dans trésorier/mongueurs.gnucash.

L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année.

Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2013, les écarts par rapport au budget voté à l'AG de fév 2013, une conclusion.

Compte de résultat

Le compte de résultat rend compte des mouvements recettes / dépenses, en gros) sur une période, en l'occurrence l'année 2013.

                                     2013         2012
 Produits                      :    5115 €      16958 €
   Revenus FPW                 :    3620 €       4501 €
   Revenus PQAH 2012           :       -         8084 €
   Revenus Hackathons          :       0 €       2463 €
   Revenus Perl Fun Again      :       -          200 €
   Dons                        :     333 €        840 €
   Intérêts Livret             :      88 €        174 €
   Autres revenus              :    1073 €        694 €

 Charges                       :    6501 €      24962 €
   Dépenses FPW                :    2485 €       4966 €
   Dépenses PQAH               :    1495 €      15160 €
   Dépenses Hackathons         :     680 €       2901 €
   Dépenses Perl Fun Again     :       -          176 €
   Dépenses sponsoring         :    1064 €        153 €
   Variations de stock         :       0 €        522 €
   Frais bancaires             :     145 €        245 €
   Assurances                  :     140 €        117 €
   Immobilisations             :     444 €        497 €
   Divers                      :      43 €        374 €


 Revenu net de l'exercice      :   -1386 €      -8003 €

Le « revenu net » est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercie est déficitaire.

Bilan

                             31/12/2013    31/12/2012
 Actifs                    :    7747 €        8692 €
   Immobilisations         :     363 €         807 €
   Stocks                  :     186 €         186 €
   Factures en attente     :       0 €           0 €
   Charges constatées      :     140 €         143 €
        d'avance
   Caisse (liquide+chèques):       0 €           1 €
   Compte courant CIC      :     240 €         685 €
   Livret CIC              :    6478 €        5190 €
   Paypal                  :     308 €        1681 €

 Passif                    :    7747 €        8692 €
   Dettes                  :     243 €        -144 €
   Soldes initiaux         :       0 €           0 €
   Réserves                :    8836 €       16840 €
   Provisons pour risques  :      53 €           -
     et charges 
   Gains enregistrés       :   -1386 €       -8003 €

Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2013.

Les événements 2013

              Recettes  Depenses
  FPW       :  3620 €    2485 €    (+1135 €)
  Patch -p0 :     0 €     186 €
  patch -p1 :     0 €     494 €

Le sponsoring en 2013

En 2013, les Mongueurs de Perl ont sponsorisé le Perl QA Hackathon 2013, YAPC Europe Foundation, l'envoi d'un adhérent à une formation Perl 6 à Frankurt-am-Main et quelques autocollants Dancer.

Autres points significatifs

Sur les -1386 € de déficit, il y a 1495 € qui ont été transférés aux organisateurs de PQAH 2013 (en plus des 500 € de sponsoring) car c'était le bénéfice du PQAH 2012.

Le trésorier dit avoir très mal géré la partie compta du PQAH 2012 (mauvaise prise en compte de la date de l'événement, mauvaise utilisation de certains comptes, tentative ratée d'introduction du multi-devise). Toutes les recettes et les dépenses auraient dû être sur l'exercice 2012.

Il s'engage à faire plus attention pour le PQAH 2014 (de mars dernier).

Écarts par rapport au budget 2013

Le budget 2013 avait été avec un déficit de 990 €. On a dépensé environ 400 € de plus que prévu.

Les 1495 € à retransférer pour le Perl QA Hackathon 2013 n'avaient pas été prévus. Les recettes/dépenses sur les Journées Perl avaient été surévaluées. Mais l'écart en a fait un événement bénéficiaire. 680 € ont été dépensés dans les 2 hackathons contre 500 € budgétés. Les dons pour YEF et le PQAH 2013 ont été respectés. Il en est de même pour la prime d'assurance. Le contrat avec Booking a rapporté plus que prévu.

En conclusion

2013 a été animée, avec les Journées Perl et 2 hackathons. Le Trésorier note toute fois une plus grande difficulté à trouver des sponsors pour financer nos événements. Cela semble se confirmer cette année. Nos sponsors « historiques » français changent de technologie ou doivent faire face à des difficultés économiques.

L'association a des réserves, n'a pas de dettes importantes (en général, ce sont des dépenses de fin d'année qu'on a pas eu le temps de régler au 1er janvier).

C'est le 2e exercice déficitaire. L'association a encore de l'argent. Néanmoins, il va falloir trouver des sources de financement si on souhaite continuer à organiser des événements, en accueillant bien les participants.

Laurent Boivin Trésorier des Mongueurs de Perl pour l'exercice 2013

Commentaires

Nous soulignons l'intérêt du contrat avec Booking. Il faudrait toutefois mieux communiquer sur ce sujet et faire apparaître le lien du site http://www.mongueurs.net/association/contribuer.html à une meilleure place.

Le bilan ne fait pas apparaître la colonne 2011, dont les revenus étaient gonflés (contrepartie de la dépense excédentaire de 2012 et 2013).

Mot du Trésorier : la présentation en année N | année N-1 est la façon officielle de présenter ces tableaux.

À quoi correspond le contrat d'assurance chez Generali ? C'est d'une part pour assurer les événements organisés par l'association, d'autre part parce que la Maison des Associations du 17e Arrondissement requiert une assurance pour les associations qu'elle héberge. Néanmoins, faut-il revoir le contrat ? Passer éventuellement chez un assureur mutualiste, pour faire baisser la prime d'assurance ?

Quelques précisions techniques. Les immobilisations sont le vidéo-projecteur et la caméra. Les stocks concernent uniquement les thermos, il n'y a plus de T-shirts en stock. Les charges constatées d'avance sont la prime d'assurance, payée en décembre pour l'assurance de l'année suivante. Les provisions pour risques et change sont les écarts de change pour les transactions passées en devise étrangère. Les réserves sont ce qui provient de l'année précédente. Les frais fixes comportent le règlement des noms de domaine, les frais bancaires et l'assurance.

Sponsors : Marc Chantreux a recherché des sponsors pour les Journées Perl et a eu des réponses négatives (quand il a eu des réponses). Seule WenZPerl, la société de Liz et Wendy est support financier des Journées Perl 2014.

Proposition de budget pour 2014

Voici le budget pour 2014, réactualisé pour tenir compte des événements déjà passés.

  Courant
     Banque           R:  100 €   D:  150 €
     Domaines:        R:    0 €   D:   80 €
     Booking.com      R:  600 €   D:    0 €
     Assurance        R:    0 €   D:  140 €
  Événements
     PQAH 2014        R:14000 €   D:13000 €
     FPW              R:  500 €   D:  500 €
     patch -PX        R:    0 €   D:  600 €
  Divers
     Comm             R:    0 €   D:  200 €
     Dons             R:   50 €   D:    0 €
     Divers           R:    0 €   D:  100 €
     HDD pour videos: R:    0 €   D:  100 €

  Total               R:15250 €   D:14870 €
     R - D:               380 €

On peut noter que cette année, le budget est bénéficiaire.

Vote du bilan financier : le bilan financier est approuvé à l'unanimité.

Vote du budget : le budget est approuvé à l'unanimité.

Débats sur l'évolution de l'association

Quelles sont les activités de l'association à arrêter ? ou à lancer ?

Offres et demandes d'emploi

Il y a une bourse pour les offres d'emploi et demandes d'emploi. Les offres arrivent sur jobs arrobase mongueurs point net. Ensuite, elles sont insérées dans la page web correspondante (en général par Sylvain). Parfois, ces offres sont transmises sur une liste de diffusion, comme celle de Paris.

On peut noter également que Jérôme Fenal a créé un groupe LinkedIn pour faciliter les relations professionnelles entre les Mongueurs de Perl.

Mode de financement

Il pourrait y avoir deux tarifs pour les conférences : un tarif corporate pour ceux qui sont envoyés par leur entreprise et un tarif individuel (gratuit) pour ceux qui viennent à titre privé.

Pour le tarif corporate, ne pas adopter un tarif « laissé à l'appréciation du participant », donner un tarif fixe. Les tickets corporate ne constituent pas du sponsoring. Du point de vue de l'entreprise, ce n'est pas la même ligne de budget. Les tickets des conférences sont en effet pris sur le compte de la formation continue, pas de la communication institutionnelle. On signale que lors d'une conférence YAPC::Europe, les tickets corporate avaient droit à un T-shirt différent (couleur et texte) des T-shirts des autres participants. Ce n'est pas pour autant que le logo de leur entreprise était visible sur les affiches, les plaquettes, le site web, etc.

Concernant le sponsoring des Journées Perl, David Verdin, de Renater signale que la demande de sponsoring est arrivée trop tard pour les délais de réaction de l'organisation (un mois, un mois et demi avant l'événement).

Hébergement Internet

Renater propose un hébergement pour les listes de messagerie ainsi que des services annexes, comme un wiki par exemple. Est-il envisageable que Renater héberge aussi ACT avec sa base de données ?

Pour l'instant, le besoin est l'hébergement des listes (qui n'a pas encore été fait pour des problèmes techniques côté Mongueurs).

Date de la prochaine assemblée générale

Le fait d'organiser l'AG en juin pose le problème du budget, qui est voté seulement à ce moment. Même si le trésorier présente un budget en janvier ou en février, il faudra attendre juin pour que ce budget soit approuvé par les adhérents en AG.

Il n'est pas question de déplacer le début et la fin des exercices de l'association. Ces dates sont fixées dans les statuts.

Il y a également le problème de la durée du mandat pour les membres du CA et du bureau, qui a duré un an et demi.

Malgré tout, l'Assemblée Générale concluant l'exercice 2014 aura lieu aux Journées Perl 2015.

Élection au Conseil d'Administration

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin, Philippe Bruhat, Damien Krotkine et Charles Minc.

Les candidats sont : Damien Krotkine, Sébastien Aperghis-Tramoni, Philippe Bruhat, Laurent Boivin et Elizabeth Cholet.

Personne ne demande un vote à bulletin secret, l'élection se fera donc par un vote pour ou contre, à main levée.

Damien Krotkine est élu à l'unanimité.

Sébastien Aperghis-Tramoni est élu à l'unanimité moins une abstention.

Philippe Bruhat est élu à l'unanimité.

Laurent Boivin est élu à l'unanimité.

Elizabeth Cholet est élue à l'unanimité moins une abstention.

Le CA est donc composé de :

Questions diverses

Fin de l'AGO

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11h54.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le vice-président sortant réunit le Conseil d'Administration à 13h50 pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Présents :

Président

Damien Krotkine a fait savoir qu'il se représentait au poste de président. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire

Jean Forget se représente au poste de secrétaire Il est élu à l'unanimité.

Trésorier

Laurent Boivin se représente au poste de trésorier. Il est élu à l'unanimité.

Vice-Président

Sylvain Lhullier se représente au poste de vice-président. Il est élu à l'unanimité.

Trésorier adjoint

Philippe Bruhat a fait savoir qu'il se représentait au poste de trésorier adjoint. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire adjoint

Aucune candidature n'est présentée pour ce poste. Il ne sera donc pas pourvu pour cet exercice.

La séance est levée à 13h53.

Fin du compte-rendu

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