Les Mongueurs de Perl

Les Mongueurs de Perl Association Documents

Assemblée Générale ordinaire du 9 février 2013

Ordre du jour

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Élection du Conseil d'Administration

Questions diverses

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence vers 14h20.

Présents

Ainsi qu'Olivier Thauvin, qui n'était pas encore inscrit le jour où la convocation a été envoyée et qui, conformément à l'article 8 des statuts, n'a pas de droit de vote.

Il y a donc 13 membres présents et 12 membres représentés pour 68 adhérents. Le quorum est atteint.

Bilans

Bilan moral par le président

Voici le bilan moral de l'année 2012.

En conclusion, l'année 2012 a été riche en événements organisés. J'aimerais tout spécialement remercier Laurent Boivin qui est toujours volontaire et fortement moteur dans la bonne réalisation de ces événements. Cela n'enlève aucun mérite aux autres organisateurs qu'ils soient Mongueurs ou non d'ailleurs.

Sébastien Deseille,

Président de l'association

Commentaires

D'autres événements n'ont pas été mentionnés dans le bilan moral. Il y a eu l'achat d'un vidéo-projecteur, les réunions techniques organisées par Damien, la participation de l'association à l'organisation de la conférence OSDC.fr et la présence de quelques Mongueurs de Perl à la conférence de Python en septembre dernier.

Ce qui a été manqué, outre le dépôt du nom "Journées Perl" :

Il aurait été possible de faire des conférences à la Cantine tous les trois mois, au lieu d'en faire une seule pour toute l'année.

Il aurait pu y avoir plus de réunions techniques. Ou alors, nous pourrions changer de format pour ces réunions.

Charles s'étonne qu'il y ait environ 70 inscrits à la liste adhérents, alors que la liste Perl a 522 inscrits (septembre 2011). Les autres participants à l'AG ne s'en étonnent pas : la liste Perl et la liste adhérents ont des finalités très différentes, donc un public différent.

Vote

Le bilan moral est approuvé à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2012

Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).

Sauf mention contraire, les chiffres proviennent de la comptabilité de l'association tenue grâce au logiciel GNUCash et archivée dans tresorier/mongueurs.gnucash .

L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année.

Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2012, les écarts par rapport au budget voté à l'AG 2012, une conclusion.

Compte de résultat

Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur une période, en l'occurrence l'année 2012.

                                     2012         2011
 Produits                      :   16958 €      13191 €
   Revenus FPW                 :    4501 €       3960 €
   Revenus PQAH 2012           :    8084 €       7761 €
   Revenus QH2012EU            :    2463 €          -
   Revenus Perl Fun Again      :     200 €          -
   Dons                        :     840 €        322 €    
   Intérêts Livret             :     174 €        133 €
   Autres revenus              :     694 €       1014 €

 Charges                       :   24962 €       4674 €
   Dépenses FPW                :    4966 €       1788 €
   Dépenses PQAH               :   15160 €          -
   Dépenses QH                 :    2901 €          -
   Dépenses Perl Fun Again     :     176 €          -
   Dépenses sponsoring         :       0 €       1256 €
   Variations de stock         :     522 €       -165 €
   Frais bancaires             :     245 €        160 €
   Assurances                  :     117 €        111 €
   Immobilisations             :     497 €        189 €
   Divers                      :     374 €       1294 €


 Revenu net de l'exercice      :   -8003 €       8516 €
      avec PQAH 2012 'corrigé' :    -242 €        754 €

Le "revenu net" est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.

Quelques détails :

À première vue, les dépenses dépassent de ~8000 € les recettes. Plusieurs causes à cela. La principale est la mauvaise prise en compte en 2011 de ~7700 € de sponsors pour le PQAH 2012. Cette somme aurait dû apparaître sur le compte de résultat de cette année (c'est la différence entre "produit" et "recette" : on a reçu l'argent en 2011 (recette en 2011), mais pour un événement en 2012 (produit en 2012)).

Une autre cause est que j'ai concrétisé la dévalorisation des T-shirts 2009, 2010 et 2011 qui étaient encore à leurs valeurs initiales dans les comptes (en stock). Cela représente une charge de 522 € (mais pas une dépense). On avait déjà parlé de donner ces T-shirts. Ils n'avaient pas raison de représenter une "valeur" au patrimoine de l'Association.

Enfin, un des organisateurs avait fait des courses privées à l'occasion des Journées Perl et doit rembourser 144 €.

Si on reprend le compte de résultat en comptant en 2012 les revenus liés au PQAH 2012, le déficit de l'exercice n'est plus que de 242 € (et le bénéfice de 2011 aurait été de 754 € au lieu de 8516 €). Le déficit n'est plus que d'une centaine d'euros si on enlève le crédit à l'adhérent.

RAPPEL : ce déficit ne reflète pas la trésorerie de l'Association. Comme indiqué ci-dessus (section Bilan), il y a de l'argent en banque.

Bilan

                             31/12/2012    31/12/2011
 Actifs                    :    8692 €       17077 €
   Immobilisations         :     807 €         675 €
   Stocks                  :     186 €         708 €
   Factures en attente     :       0 €        4700 €
   Charges constatées      :     140 €         117 €
        d'avance
   Caisse (liquide+chèques):       1 €           0 €
   Compte courant CIC      :     685 €         259 €
   Livret CIC              :    5190 €       10616 €
   Paypal                  :    1681 €           -

 Passif                    :    8692 €       17077 €
   Dettes                  :    -144 €         237 €
   Soldes initiaux         :       0 €           0 €
   Réserves                :   16840 €        8324 €
   Gains enregistrés       :   -8003 €        8516 €

Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2012.

On constate qu'entre 2011 et 2012 l'Association a perdu ~8300 €. On constate aussi que cela correspond à la hausse des réserves de l'Association (donc le bénéfice à fin 2011). Ces écarts sont liés à l'encaissement de sponsors pour le PQAH 2012 comptabilisé en 2011 au lieu de 2012. Ma faute... désolé. Le 31 décembre 2010, le total des actifs était de ~8400 €. Sans l'effet PQAH 2012, le patrimoine de l'Association est donc sur une pente ascendante (on a de plus en plus de moyens).

Malgré la perte enregistrée de ~8000 €, les comptes de l'Association restent approvisionnés et permettent de faire face aux dépenses courantes et de continuer à organiser des événements : 685 € sur le compte courant, 5190 € sur le livret et l'équivalent de 1681 € sur Paypal. Ces 1681 € sont sur le compte Paypal en attendant que les organisateurs du PQAH 2013 demandent le bénéfice du PQAH 2012.

Les Immobilisations sont le camescope et le videoprojecteur.

Les stocks sont les 3 thermos à pompe (il n'y a plus de T-shirts).

Les Charges constatées d'avance sont l'appel à cotisation de l'assurance (une demande en 2012 pour un "acte" en 2013). C'est là qu'auraient dû être classés les paiements de 2011 des sponsors du PQAH 2012 l'an dernier.

Les Dettes négatives représentent une dette qui nous est due.

Les Réserves sont le cumul des résultats des exercices précédents (donc elles vont baisser en 2013, si vous avez suivi).

Les événements 2012

Perl Fun Again

 Produits        200 €
   Sponsors      200 €

 Charges         176 €
   Frais Divers   57 €
   Pause         118 €

Soit un léger bénéfice de 23 €.

Le sponsor est Bearstech.

Les "frais divers" recouvrent des frais de parking de Damien qui a amené les pauses sur place, et des frais d'envoi de T-shirts, magazines vers l'événement.

Perl QA Hackathon 2012

                       2012      Total
 Produits             9084 €    16846 €
   Sponsors           5987 €    13748 €
   Dons               3054 €     3054 €
   Divers               43 €       43 €

 Charges             15160 €    15160 €
   Divers               28 €       28 €
   Hôtels             3249 €     3249 €
   Repas, pauses...   4750 €     4750 €
   Frais bancaires     135 €      135 €
   Dons (rembt)       6996 €     6996 €

 Solde : +1686 €

J'avais annoncé autour de 1500 € il y a 9 mois. J'explique cet écart par l'évolution du change (il y avait 2500 $). Ou bien je me suis planté quelque part.

Journées Perl 2012

 Revenus               : 4501 €
   Sponsors            : 2500 €
   Ventes T-shirts     :  540 €
   Dons                :  494 €
   Rembt Ciarus        :  967 €

 Dépenses              : 4966 €
   Communication       :  188 €
   T-Shirts            :  946 €
   Pauses              :  193 €
   Hébergement         : 3580 €
     (Guest + Ciarus)
   Divers              :   56 €

 Solde : -465 €
 

Ce déficit est dû à des T-shirts achetés plus chers (~900 € au lieu des 500 €). Nous avons aussi financé le déplacement et l'hébergement de quelques personnalités. Le budget n'avait pas été suffisamment formalisé et surtout n'a pas été suivi avec suffisamment de sérieux. Je prends ma part de responsabilité sur ce manque de suivi. J'espère ne pas partir dans de telles dérives cette année.

Cela dit, je ne regrette pas tellement ce déficit, mais plutôt le fait de l'avoir découvert a posteriori en faisant les comptes : cela ne met pas en péril la solvabilité de l'Association (tous les fournisseurs ont été payés dans les temps), et il me paraît important pour l'image de l'Association d'être capable de faire venir des pointures de temps en temps.

Quack and Hack 2012 Europe

 Revenus                 : 2963 €
   Sponsors              : 2233 €
   Dons                  :  730 €
 
 Dépenses                : 2901 €
   Hébergement           : 1295 €
   Pauses, restaurants   : 1538 €
   Frais bancaires       :   68 €

 Solde : +61 €

Le Quack and Hack 2012 Europe est organisé à l'initiative de la Communauté DuckDuckGo (représentée par Getty). Dans ce cadre, la société DuckDuckGo a pris en charge l'hébergement de ses employés (argent avancé par les Mongueurs, qui l'ont refacturé à DDG) et a couvert les dépenses générées par l'organisation (frais de bouche pour l'essentiel).

Les Mongueurs ont donné 500 € au titre de sponsoring.

Dijkmat, la société de Liz et Wendy, a donné aussi 500 € et a payé directement une (grosse) partie des victuailles mises à disposition des participants.

Pour cet événement, une réservation de 20 € avait été demandée aux participants. Cette somme leur était remboursée sur place s'ils le demandaient. Peu de gens m'ont demandé le remboursement. J'ai comptabilisé la somme en "don affecté". C'est ce qui explique les 730 € de don (500 € de don de Dijkmat, 10 € de don d'un participant, 220 € de "réservations non remboursées").

L'un dans l'autre, l'événement est légèrement bénéficiaire (61 €) car entre les taux de change et les frais bancaires pour les paiements de DuckDuckGo, j'ai pris un peu de marge.

Le sponsoring en 2012

Aucun projet ne s'est manifesté pour obtenir une prise en charge de frais de la part des Mongueurs. J'ai relancé plusieurs fois Dancer.

Du coup, cela nous a permis de sponsoriser 2 événements : le Perl QA Hackathon 2012 (à hauteur de 1000 €) et le Quack and Hack 2012 Europe (à hauteur de 500 €).

Pour faire apparaître ces parrainages, tout en hébergeant, voire en organisant, les événements concernés, j'ai créé et utilisé 2 comptes de tiers typés banque : les comptes 4511 pour le PQAH et 4512 pour le QH2012EU.

Ces comptes servent de "porte-monnaie" dédiés et génèrent de fait des écritures supplémentaires avec les comptes banque "réels" (512x). Mais on s'en sort.

Autres points significatifs

Nous avons reçu en juin 2012 un don de 840 € l'École Ouverte Française, suite à une prestation effectuée chez eux par Sylvain Lhullier (prestation effectuée en son nom propre).

Le contrat avec Booking.com est toujours très profitable à l'Association. Nous avons touché cette année 694 €.

Je n'ai pas eu le courage de tenter de distinguer dans cette somme les parties relevant du PQAH ni du QH2012EU pour les faire apparaître comme recette de ces événements. Je n'ai pas les moyens de le faire de façon fiable (je ne sais pas distinguer si à une date donnée, les nuits payées le sont dans le cadre de l'événement).

L'Association a acheté au printemps un video projecteur, qui vient s'ajouter au camescope numérique acheté l'an dernier. Ces 2 appareils sont immobilisés et amortis sur 3 ans. Le videoprojecteur a coûté 575 €. Par le jeu des immobilisations/amortissements ces 2 appareils ont pesé pour 444 € sur les charges de 2012.

On a aussi acheté un cafetière Nespresso pour les hackathons (pratique en hackathon car les gens viennent se servir au coup par coup, peu pratique pour des conférences "classiques" quand 40 ou 80 personnes sortent d'un bloc d'une présentation), pour une somme de 96 €. Elle n'est pas immobilisée.

Les frais bancaires s'élèvent cette année à 422 €, dont une partie significative est liée au paiement de sponsors et au remboursement de participants hors France, voire hors zone Euro.

Ecarts par rapport au budget 2012

Budget tel qu'il a été voté par l'AG 2012

 Dépenses :  4617,44 €
   Dépenses Journées Perl 2012 : 2000 €
   Parrainage de projets : 1500 €
   Matériel audio/visuel : 600 €
   Frais bancaires : 150 €
   Assurance : 117,44 €
   Frais divers (domaines, dépôt INPI) : 250 €

 Recettes :  4116 €
   Recettes Journées Perl 2012 : 2500 €
   Revenus liés au contrat avec Booking.com : 500 €
   Intérêts bancaires : 100 €
   Vente de livres : 176 €
   Don École Ouverte Francophone : 840 €

 Total : 4116 € - 4617,44 € = - 501,44 €

Le PQAH2012 n'apparaît pas dans le budget 2012 car il devait être "neutre" (le bénéfice partant au PQAH 2013). Je réalise que ce n'était peut-être pas une bonne idée.

Donc vu de loin : -500 € budgétés, -240 € réalisés (hors PQAH). On a dépensé moins.

Si on regarde de plus près, le budget des Journées Perl a été déficitaire (on passe de +500 € à -465 €). Il y a eu des événements non prévus : Perl Fun Again, le Quack and Hack Europe.

En bref, on a... j'ai, une grande marge d'amélioration sur le budget, dans son établissement comme dans son suivi.

Cela dit, je constate que des événements arrivent de façon plus ou moins prévisible et je suis content de voir que l'Association sait réagir (en terme financier comme en terme de prise de décision) pour permettre à ces projets d'exister.

Considérations techniques

J'ai créé dans la comptabilité des comptes de classes 9 qui contiennent les écritures liés à des opérations sur des comptes non-Euro (sponsoring PQAH par exemple).

Ces écritures sont reprises en Euro (avec conversion) dans les comptes standard (Classe 1 à 8, 4 à 7 dans les faits).

Les comptes de classe 9 me permettent d'avoir les opérations avec les "vraies" valeurs, les écarter me permet d'avoir des bilans, balances, comptes de résultat équilibrés.

Les comptes de classe 9 sont exclus des rapports (bilans, comptes de résultat) et je retire "manuellement" les écritures liées à ces comptes quand je clos l'exercice (depuis le compte 120).

En conclusion

2012 a été une année animée, sportive même vu mon niveau en comptabilité.

L'exercice est déficitaire, fortement du fait de l'erreur d'affectation de l'an dernier, mais ne menace pas les finances de l'Association.

Si cet exercice est validé par la présente Assemblée Générale, les réserves de l'Association s'élèveront à ~ 8800 €.

Je souhaite que l'activité qu'a connue l'Association en 2012 se maintienne, quitte à ce que l'on soit plus strict sur les budgets des événements.

Je remercie encore cette année les Mongueurs (et les autres) qui utilisent Booking.com et l'AID des Mongueurs pour leurs réservations d'hôtel.

Je remercie aussi Sylvain Lhullier et l'ÉOF pour le don que nous avons reçu de la part de l'École Ouverte Francophone.

Si ce rapport est un peu gros, long et indigeste, c'est parce que l'Association fait des choses. Et c'est ça qui compte à la fin : qu'il se passe des choses. Merci à donc tous ceux qui font exister les Mongueurs de Perl, quel que soit le niveau de leurs contributions (ou le niveau qu'ils estiment être de leurs contributions).

Merci à ceux qui ont lu ce rapport jusqu'au bout.

Laurent Boivin Trésorier des Mongueurs de Perl pour l'exercice 2012

Commentaires

Nous notons une grosse augmentation du tarif de l'assurance : 117 EUR à 140 EUR, soit +20%.

Dans le cas de conférences comme les Journées Perl ou de réunions comme la présente AG, c'est l'assurance du lieu de l'événement (Cité des Sciences et de l'Industrie, Maison des Associations) qui sert, mais nous avons l'obligation de souscrire une assurance, pour le cas où l'assurance du lieu de l'événement voudrait se retourner contre nous.

Alimentation du compte Paypal : le but est d'avoir le moins d'argent possible sur ce compte, car il nous rapporte plus sur le livret ou le compte courant. D'un autre côté, il faut le moins de mouvements de fonds possible entre Paypal et les autres comptes, car une commission est prélevée sur chaque mouvement. Comme il est prévu de verser des fonds aux organisateurs du prochain PQAH, nous gardons une certaine somme sur le compte Paypal dans ce but.

Quack & Hack : le budget est équilibré, mais en tenant compte du fait que les Mongueurs ont sponsorisé l'événement pour 500 EUR.

Notons que Dijkmat s'est révélé un gros sponsor pour les événements de l'année. Également, Booking est un gros sponsor via son programme d'affiliation (l'utilisation de l'AID lors de la réservation de chambres d'hôtel).

Le bilan est équilibré après correction du PQAH 2012, mais il faut remarquer que la recette due à l'ÉOF est une recette unique, pas une recette récurrente. Donc, si nous réalisons une année 2013 semblable à l'année 2012 à l'exception de cette recette, le déficit prévisible serait de 1000 EUR.

Vote

Le bilan financier de l'exercice 2012 est approuvé à l'unanimité.

Proposition de budget pour 2013

Dépenses :

Recettes :

Soit un déficit de 990 €.

Commentaires

Le budget des Journées Perl Francophones est stable, mais c'est dans la mesure où la location des salles est gratuite.

Il est facile d'établir un budget avec des prévisions qualitatives, mais dans notre cas, c'est plus difficile d'établir des prévisions quantitatives, surtout pour les recettes. En effet, compte tenu de la gratuité de l'adhésion, il n'y a pas de revenu fixe sur lequel s'appuyer.

Le don à YEF : cela fait 4 ans qu'on ne leur donne rien, pour diverses raisons. Mais cela pourrait bien changer.

Les cotisations payantes ont été abandonnées parce que cela posait trop de problèmes pour la collecte des chèques de cotisation et leur encaissement. Si l'on voulait rétablir les cotisations payantes, il serait peut-être possible d'utiliser Paypal ou le paiement en ligne.

Vote du budget 2013

Le budget 2013 est approuvé à l'unanimité moins une abstention.

Débats sur l'évolution de l'association

Déroulement des prochaines AG durant les Journées Perl ?

Tenir l'AG lors des Journées Perl (ou la veille ou le lendemain) présente plusieurs avantages :

Il y a également des désavantages :

Résolution :

Si les Journées Perl 2014 ont lieu au premier semestre, alors l'AG sera organisée pendant cette conférence.

Si, au 1er avril 2014, aucune date n'est acquise pour les Journées Perl, alors l'AG sera organisée au mois de mai 2014.

Pour les années suivantes, la règle sera donnée en fonction des résultats de cette AG.

La résolution est adoptée à l'unanimité.

Débat sur les orientations stratégiques de l'association

Les différents adhérents ne perçoivent pas les orientations stratégiques de la même façon. Ainsi, Charles estime que la rédaction d'articles pour GNU/Linux Magazine France est stratégique, alors que Damien trouve que ce n'est pas stratégique.

Il est préférable d'insister sur ce que nous faisons bien plutôt que de vouloir multiplier les activités.

Il a été évoqué la possibilité de faire des formations. Mais cela pose un problème de statut, car il s'agirait alors d'une activité commerciale et d'autre part, cela nécessiterait une procédure d'agrément par l'administration. Il en va de même pour des activités d'assistance. Donc, nous ne retenons pas ces activités dans le cadre de l'association.

Une orientation stratégique qui apparaît néanmoins est la multiplication des événements (conférences, hackathons).

Sylvain estime que nous pourrions avoir un « noyau dur » de taille réduite, l'essentiel étant que la communauté (l'« écosystème ») se développe.

Il faudrait développer la communication à l'extérieur de l'association, par exemple sur les forums Internet comme Stackoverflow. Et rappeler l'existence de nos listes de diffusion.

Élection au Conseil d'Administration

Élection du CA pour remplacer les membres sortants.

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Franck Cuny et Sébastien Deseille.

D'autre part, il était prévu que le CA soit renouvelé par moitié. Or, compte tenu des élections passées avec un nombre plus ou moins important de candidats, on constate un déséquilibre entre le nombre de membres sortants pour cette année (2) et le nombre de membres dont le mandat se terminera en 2014 (7). Pour rééquilibrer cette répartition, Sylvain Lhullier et Jean Forget décident de démissionner du CA et de se représenter immédiatement. Cette démission ne doit pas être interprétée comme un désaveu de l'action du CA. C'est juste une opération technique de rééquilibrage.

Franck Cuny se présente. Il est élu à l'unanimité moins une abstention.

Jean Forget se présente. Il est élu à l'unanimité moins une abstention.

Sylvain Lhullier se présente. Il est élu à l'unanimité moins une abstention.

Jérôme Fenal se présente. Il est élu à l'unanimité moins une abstention.

Le CA est donc composé de :

Questions diverses

Les noms de domaine mongueurs.pm et autres noms suffixés par .pm n'appartiennent pas à l'association. mongueurs.net est la propriété de l'association, même si c'est Éric Cholet qui finance l'abonnement pour ce domaine.

Nous avons mentionné également le problème récurrent de l'infrastructure des serveurs de l'association. Mais rien de précis n'est sorti de la discussion.

Il serait souhaitable de relancer une révision des statuts. Même si cela nécessite un dépôt de la nouvelle version, cela permettrait de régler certaines incohérences contenues dans ces statuts. Par exemple

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 h 10.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le président sortant réunit immédiatement le Conseil d'Administration pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Président

Sébastien Deseille, président sortant, ne se présente pas pour ce poste.

Damien Krotkine, vice-président sortant, se présente pour le poste de président. Il est élu à l'unanimité.

Trésorier

Laurent Boivin, trésorier sortant, se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire

Jean Forget, secrétaire sortant, se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Vice-Président

Sylvain Lhullier se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Trésorier adjoint

Philippe Bruhat se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire adjoint

Il est constaté que nous n'avons pas de candidats au poste de de secrétaire adjoint.

La séance est levée à 17 h 25

Fin du compte-rendu


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