Assemblée Générale ordinaire du 11 février 2012

Ordre du jour

Bilans

• Bilan moral, par le Président, vote pour approbation ou rejet.

• Bilan comptable, par le Trésorier, vote pour approbation ou rejet des comptes de l'exercice 2011.

• Vote du budget de l'exercice 2012.

Débat sur l'évolution de l'association

• Dépôt à l'INPI de l'événement "Les Journées Perl" et éventuellement "French Perl Workshop"

• Mise en ligne des comptes de l'association.

• Actions de parrainage en 2012

  • Perl QA Hackathon 2012

  • Dancer

Mises à jour du Règlement Intérieur

• Procédure de nettoyage des adresses obsolètes de la liste adherents (à) mongueurs.net

  Vote pour inscription de la procédure dans le Règlement Intérieur

• Procédure d'attribution des parrainages

  Vote pour inscription de la procédure dans le Règlement Intérieur

Groupe de travail articles

• Réflexion sur la gestion et la production des articles

Élection du CA

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence vers 14h15.

Présents

• Patrick Augé

• Charles Minc

• Damien Krotkine, avec les procurations de Camille Maussang, Jérôme Quelin, Raphaël Garcia-Suarez

• Sébastien Dorey

• Sylvain Lhullier

• Sébastien Deseille, avec les procurations de Thomas van Ouddenhove, Patrice Karatchentzeff

• Laurent Boivin, avec les procurations de Jean Forget, Philippe Bruhat, Sébastien Aperghis-Tramoni, Franck Cuny

• Théo Lumineau, sans voix aux votes (pas inscrit sur la liste)

Il y a donc 7 membres présents et 16 membres représentés pour 68 adhérents. Le quorum est atteint.

Bilans

Bilan moral par le président

Voici le bilan moral de l'année 2011.

• Journées Perl 2011.

  Les Journées Perl de 2011 se sont déroulées à Paris. Les talks étaient comme toujours de qualité. Un grand nombre de sponsors nous a rejoint cette année et bien sur nous avons continué notre relation avec les sponsors qui nous ont suivis en 2009 et 2010.

• Objectifs fixés en 2010 pour 2011

  Nous avions fixé comme premier objectif d'équiper l'association avec du matériel pour mieux communiquer lors de salons ou conférences. Le président est heureux que nous ayons maintenant un kakemono décrivant toutes les activités de l'association. L'association a aussi fait l'acquisition d'une caméra numérique pour faire de la captation.

  Le second était plus un objectif que le président s'est fixé à lui-même. Il s'agissait de facilité l'organisation "Les Journées Perl". Ce point reste à évaluer mais il est plutôt optimiste. En effet, cette année "Les Journées Perl" sont organisées par Marc Chantreux, le LUG de Strasbourg, l'aius et des aimables contributeurs strasbourgeois.

• Architecture du site web de l'association

  Le site Web des Mongueurs de Perl à fait peau neuve. Sébastien Deseille remercie tout particulièrement Laurent Boivin pour son implication dans la réussite de ce projet.

• Les réunions techniques

  Les réunions techniques sont planifiées régulièrement et semblent avoir beaucoup de succès. De plus avec l'achat de la caméra numérique nous avons réalisé plusieurs captations. Il nous reste à faire du montage des rush pour les diffuser d'une manière ou d'une autre.

• Groupe de travail articles

  Il semble que la motivation pour la rédaction d'articles ne soient pas très forte cette année encore. Pour rappel, c'est une activité rémunérée.

En conclusion, cette année nous avons remplis une partie des objectifs que nous nous étions fixés lors du précédent bilan. Le président tient à remercier tous les membres de l'association à l'origine des initiatives qui ont animé l'année 2011.

Commentaires

Concernant les Journées Perl, Sylvain demande ce qu'il en est de la fréquentation. Elle est habituelle pour une édition à Paris (~80 pers/jour).

Concernant le site web, Laurent fait remarquer que seule l'apparence et la première page ont été retouchées et qu'il reste un travail de mise à jour à faire (nettoyage des informations obsolètes, etc.)

Concernant les réunions techniques, Laurent fait remarquer que ce sont les réunions techniques de paris.pm. Sylvain demande où commencent les actions des Mongueurs et celles de paris.pm. Les groupes n'étant pas très grands, c'est peut-être juste coupé inutilement des cheveux en 4. Laurent le concède.

Charles fait remarquer qu'il y a eu des tentatives de les diffuser en streaming via EVO, mais que personne ne se connectait. Cette façon de faire permettrait d'élargir la diffusion aux autres groupes de Mongueurs, et permettrait à d'autres groupes de diffuser les leurs.

Concernant le groupe Articles, Charles fait remarquer qu'il y a un problème de fonctionnement (problème dans la chaîne de production qui passe par HTML). Il a un script qui passe par le format LibreOffice et qui est sur GitHub.(https://gist.github.com/1143721 ; pod2odf.pl ) Damien ne comprend pas le problème : il avait réussi à l'époque à faire ses articles avec la chaîne "historique", figures incluses.

Charles et Damien s'accordent sur le fait que les tarifs sont intéressants pour un revenu d'appoint (plus que pour un livre), mais qu'ils ne permettent pas d'en vivre.

Vote

Le bilan moral est approuvé à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2011

Bilan

                             31/12/2011     31/12/2010
 Actifs                    : 17077,41 €      8435,81 €
   Caisse (liquide+chèques):     0,00 €        22,00 €
   Compte courant CIC      :   259,77 €       277,34 €
   Livret CIC              : 10616,26 €      7382,32 €
   Stocks                  :   708,34 €       542,50 €
   Immobilisations         :   675,60 €       100,00 €
   Charges constatées      :   117,44 €       111,65 €
        d'avance

 Passif                    : 17077,41 €      8435,81 €
   Soldes initiaux         :     0,00 €         0,00 €
   Réserves                :  8324,16 €      7402,04 €
   Gains enregistrés       :  8516,21 €       922,12 €
   Dettes                  :   237,04 €       111,65 €

Compte de résultat

                                 31/12/2011   31/12/2010
 Produits                      : 13191,09 €    2382,62 €
   Intérêts Livret             :   133,00 €     114,75 €
   Revenus FPW                 :  3960,00 €    2077,60 €
   Revenus PQAH 2012           :  7761,31 €       -
   Dons                        :   322,30 €       0,00 €    
   Autres revenus              :  1014,48 €     190,27 €

 Charges                       :  4674,88 €    1460,50 €
   Variations de stock         :  -165,84 €    -191,30 €
   Dépenses FPW                :  1788,79 €    1259,75 €
   Dépenses sponsoring         :  1256,30 €       -
   Frais bancaires             :   160,51 €     136,16 €
   Assurances                  :   111,65 €     121,44 €
   Divers                      :  1294,47 €     134,45 €
   Immobilisations             :   189,00 €

 Revenu net de l'exercice      :  8516,21 €     922,12 €
               hors PQAH 2012  :   754,90 €

Journées Perl 2011

 Revenus               : 3960,00 €
   Sponsors            : 3451,00 €
   Ventes T-shirts     :  509,00 €

 Dépenses              : 1788,79 €
   Communication       :  151,71 €
   T-Shirts            :  552,80 €
   Pauses              :  324,28 €
   Divers              :  760,00 €

 Solde : + 2171,21 €

Le sponsoring en 2011

Dancer : 613,78 € Fusion Inventory : 82,52 € Perl QA Hackathon 2011 : 300,00 €

Autres budgets

Communication : 317,97 € / 893,57 € Livre Perl Moderne : 483,99 €

Annexe

L'exercice 2011 se termine avec un résultat fortement positif (8516,21 €) dû en grande partie à l'hébergement du Perl QA Hackathon 2012 pour lequel des sponsors ont commencé à payer dès le mois de décembre, alors qu'aucune dépense n'a eu lieu. Sans cet "hébergement", l'exercice reste positif : 754,90 €.

Avec l'argent hébergé, nous avons 10876.03 € en banque et 7814,72 € en l'excluant.

Voyons un peu plus les différentes actions (financièrement impactantes) de l'exercice 2011.

Les Journées Perl 2011 ont été fortement bénéficiaires grâce à un fort sponsoring de Linkfluence (1100 €) et un nombre plus important de sponsors dans la gamme des 500 € (Weborama, Booking.com, Biblibre, LNC). Ce fort sponsoring nous a permis de rembourser une partie des frais de Sawyer X et de Carl Mäsak.

Côté communication, nous avons acheté un kakémono, une affiche A1 plastifiée, et surtout une caméra numérique (764,60 €, accessoires compris). Cette caméra est amortie sur 36 mois, par trimestre. Elle revient donc à 252 € par an.

Pour le sponsoring, Dancer a "coûté" plus cher que le budget initialement prévu, mais a fait des dons aux Mongueurs : 260 € en liquide et les viennoiseries les 2 jours des Journées Perl.

La participation des Mongueurs au PQAH n'a pas été versée sur l'exercice 2011. Elle le sera sur l'exercice 2012

Pour des raisons qui échappent un peu au trésorier, l'association s'est trouvée à acheter des exemplaires du livre "Perl Moderne" (a priori les auteurs n'ont pas les droits de les vendre eux-mêmes)... Sur les 23 livres achetés, il reste 8 invendus à la fin de l'exercice. L'association ne fait pas de marge là-dessus.

(Damien explique (à Laurent pour la n-ième fois) qu'en tant qu'auteur, il ne peut pas vendre les livres lui-même.)

L'hébergement (et l'organisation) du Perl QA Hackathon 2012 représente un peu de boulot car les mouvements liés au PQAH sont isolés des autres mouvements de l'association. La motivation pour cela est double : le PQAH ne doit pas dépenser plus qu'il n'a reçu, et si le PQAH est bénéficiaire, l'excédant ira au PQAH suivant.

Laurent remercie aussi tous les Mongueurs qui font leurs réservations d'hôtel sur le site de Booking.com avec l'aid des Mongueurs. Cela a rapporté 684,48 € cette année.

Commentaires

Sylvain demande si Laurent a tous les justificatifs sur lui. Ils sont tous chez lui et disponible à la demande, mais il n'a pas pensé à les prendre. Il avoue qu'il a aussi pris du retard dans le scan des pièces.

Sylvain demande des précisions sur les 1294 € de Divers. Il s'agit des paiements de Typepad, l'achat des livres essentiellement. Les détails sont disponibles dans la comptabilité.

Sylvain demande en quoi le Perl QA Hackathon 2012 n'est pas une action des Mongueurs. Elle est gérée par 2 Mongueurs, hébergée par les infrastructures des Mongueurs. L'autonomie budgétaire de l'événement ne paraît pas une raison suffisante. Le fait qu'elle ne soit pas francophone l'est à peine mieux.

Vote

Le bilan financier de l'exercice 2011 est approuvé à l'unanimité.

Proposition de budget pour 2012

Laurent présente 2 options pour le budget.

• Option A :

  Côté dépenses : 4617,44 €

    - Dépenses Journées Perl 2012 : 2000 €
    - Parrainage de projets : 1500 €
    - Matériel audio/visuel : 600 €
    - Frais bancaires : 150 €
    - Assurance : 117,44 €
    - Frais divers (domaines, dépôt INPI) : 250 €

  Côté recettes : 4116 €

    - Recettes Journées Perl 2012 : 2500 €
    - Revenus liés au contrat avec Booking.com : 500 €
    - Intérêts bancaires : 100 €
    - Vente de livres : 176 €
    - Don École Ouverte Francophone : 840 €

  Total : 4116 € - 4617,44 € = - 501,44 €

• Option B :

  Dépenses :

    Dépenses A :    4617.44 €
    Frais d'avocat: 1500 €

  Recettes :

    Recettes A :    4116 €

  Total : 4116 - 6117.44 = -2001.44 €

Débat sur l'opportunité d'enregistrer "Les Journées Perl" à l'INPI

Charles indique que ça ne coûte que 200 € pour 10 ans, que c'est à titre défensif, pas tellement pour éviter que d'autres utilisent le nom mais surtout pour éviter que quelqu'un ne nous empêche de l'utiliser. Il avance que le risque si nous utilisons un nom déposé est 300 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement.

Sébastien Deseille ne trouve pas ça choquant car l'organisation des Journées Perl est l'une des actions principales de l'association.

L'INPI n'est pourtant pas un organisme très ouvert aux activités du Libre comme l'indique le mail pointé par Guillaume Rousse (sur une exposition à la Cité des Sciences).

Vote

Sur la mention "Dépôt de "Les Journées Perl" à l'INPI", le résultat du vote est : 6 voix Pour, 5 voix Contre, 5 Abstentions.

La mention est adoptée.

Débat sur l'opportunité de provisionner 1500 € en frais d'avocats

Le budget n'affectant pas l'ensemble des sommes possédées par l'association doit être vu comme une orientation que l'AG donne au CA.

Laurent rappelle que ne pas mettre de frais d'avocat "au cas où" au budget n'empêchera pas l'association de payer un avocat si cela s’avérait nécessaire.

La différence entre "avoir les 1500 € et les utiliser en cas de besoin", "provisionner 1500 € pour frais d'avocats" et "mettre 1500 € dans le budget mais sans les provisionner" est que l'argent est bloqué dans le cas de la provision, pour le reste, il s'agit surtout d'une orientation que choisit de prendre l'association.

Retour sur le budget 2012

À l'issue de ces 2 débats, un premier vote est fait pour choisir quel budget sera soumis au vote : l'option A (sans les frais d'avocat), l'option B (avec 1550 € de frais d'avocat). Aucune autre option n'a été proposée.

Le résultat de ce vote est : - 12 voix pour l'option A - 1 voix pour l'option B - 2 abstentions

C'est donc l'option A qui est soumise au vote pour le budget 2012.

Vote du budget 2012

Le budget 2012 (option A) est approuvé à l'unanimité.

Débats sur l'évolution de l'association

Inscription à l'INPI de "Les Journées Perl"

Ce débat a eu lieu (et est reporté) pendant la discussion du budget prévisionel 2012.

Mise en ligne des comptes de l'association

Laurent présente comment les comptes de YEF sont mis en ligne (la proposition vient de Philippe Bruhat, trésorier de YEF).

Laurent rappelle que les comptes sont déjà disponibles dans le dépôt Subversion auxquels ont accès les membres.

À la demande de savoir quel niveau de détails on ferait apparaître, Laurent estime que le niveau donné par le bilan ci-dessus est suffisant. On pourrait aussi mettre des rapports plus détaillés (ces rapports sont aussi disponibles dans le dépôt). Dans ce cas, il estime que l'accès devrait en être réservé aux adhérents, comme c'est le cas pour les comptes-rendus des réunions mensuelles.

L'assemblée ne voit pas d'intérêt pour l'instant à mettre les comptes en ligne, étant donné qu'ils sont déjà disponibles dans le dépôt.

Patrick Augé quitte l'AG sans donner de procuration. Le quorum reste atteint.

Parrainages

Les parrainages déclarés pour 2012 sont Dancer et le Perl QA Hackathon 2012.

Sylvain demande si TPF pourrait être une "cible" pour un don.

Sylvain doit parfois répondre à la question de certains de ses stagiaires et de ses étudiants : "Mais à quoi ça sert que j'adhère ?" Le fait de pouvoir répondre "On participe à la chaîne vertueuse du financement du Libre" est un message qui passe bien.

Parmi les propositions faites, il y a faire un don de X €, un don d'un pourcentage du résultat (positif) de l'exercice.

Un consensus est trouvé sur le principe du don à la TPF.

Sébastien Deseille présente ensuite le projet des règles du jeu du parrainage. L'AG trouve que le texte est bien, mais que l'ajout du texte dans le règlement intérieur est trop lourd.

Le texte est en annexe à la fin de ce compte-rendu.

Vote pour l'inscription des règles du jeu du parrainage au règlement intérieur

Cette motion est rejetée à l'unanimité.

L'AG insiste : elle est d'accord sur le texte, mais trouve que l'inscrire au règlement intérieur introduit trop de lourdeur.

Le nettoyage de la liste adherents (à) mongueurs.net

Le texte proposé par Laurent, modifié par Jean est présenté à l'AG. Ce texte est en annexe.

Après quelques corrections, son application au règlement intérieur est soumise au vote.

Vote

La motion est adoptée à l'unanimité.

Élection du CA

Élection du CA pour remplacer les membres sortants.

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Sébastien Perchis-Tramoni, Laurent Boivin, Philippe Bruhat, Jean Forget, Laurent Gautrot et Charles Minc

Charles Minc se présente. Il est élu avec 14 voix pour, 1 abstention.

Damien Krotkine se présente. Il est élu avec 15 voix pour.

Jean Forget se présente. Il est élu avec 15 voix pour.

Laurent Boivin se présente. Il est élu avec 15 voix pour.

Philippe Bruhat se présente. Il est élu avec 15 voix pour.

Sébastien Aperghis-Tramoni se présente. Il est élu avec 15 voix pour.

Sylvain Lhullier se présente. Il est élu avec 14 voix pour, 1 abstention.

Le CA est donc composé de :

• Sébastien Deseille, pour encore un an,

• Franck Cuny, pour encore un an,

• Charles Minc, pour 2 ans,

• Damien Krotkine, pour 2 ans,

• Jean Forget, pour 2 ans,

• Laurent Boivin, pour 2 ans,

• Philippe Bruhat, pour 2 ans,

• Sébastien Aperghis-Tramoni, pour 2 ans,

• Sylvain Lhullier, pour 2 ans.

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h30.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le président sortant réunit immédiatement le Conseil d'Administration pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Président

Sébastien Deseille, président sortant, se présente pour ce poste. Il est élu avec 8 voix pour, 1 abstention.

Trésorier

Laurent Boivin, trésorier sortant, se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire

Jean Forget, secrétaire sortant, se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Vice-Président

Damien Krotkine se présente pour ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Il est constaté que nous n'avons pas de candidats aux postes de secrétaire adjoint et de trésorier adjoint.

La séance est levée à 17h45.

Annexes

A1. Proposition de parrainage par l'association des Mongueurs de Perl

Objectifs

L'association des Mongueurs de Perl a pour but de promouvoir l'usage du langage Perl.

Pour réaliser cet objectif, l'association peut aider certains projets en prenant en charge une partie de leur frais. Le montant de l'enveloppe est décidé chaque année lors de l'Assemblée Générale annuelle.

Mise en place

Pour éviter des dérapages et complications juridiques, il a été décidé que cette aide financière consisterait à couvrir en tout ou partie des paiements dudit projet justifiés par des factures.

Il n'est pas prévu de verser une somme d'argent au projet ou de payer directement des personnes pour du temps de développement afin d'éviter des complications légales.

Les types de parrainage proposés par l'association sont :

• financement de produits marketing (t-shirts, autocollants, etc)

• déplacement d'un ou plusieurs développeurs du projet à une conférence, workshop ou hackathon

• Remboursement d'un hébergement ou d'une infrastructure (par exemple un serveur dédié, un compte github, etc), dans la mesure où les Mongueurs de Perl ne saurait fournir le nécessaire.

Critères

Pour qu'un projet puisse prétendre à une aide au financement, il lui faut remplir les critères suivants :

• être lié à Perl

• avoir une appartenance francophone

• que le projet possède une certaine "maturité" (une base de code existante, qu'il soit actif)

L'établissement d'un parrainage s'effectue de la manière suivante :

• Le président et le trésorier définissent un budget global annuel pour le parrainage. Ce budget doit être raisonnable en regard des revenus de l'association. Cette enveloppe est validée par l'Assemblée Générale.

• Ils définissent ensuite une enveloppe type par projet. Cela permet aux projets potentiels d'avoir une visibilité sur ce que peut proposer l'association. Cette enveloppe est validée par le Conseil d'Administration, qui en informe les adhérents.

• Un projet souhaitant bénéficier de cette aide en fait la demande auprès du Conseil d'Administration ou du groupe de travail dédié que celui-ci aura mandaté. Le Conseil d'Administration ou son mandataire demandera les précisions qu'il estime nécessaire pour statuer si oui ou non l'association peut parrainer le projet. Il fait connaître sa réponse aux membres du projet concerné.

• Si la demande est approuvée, les factures du projet seront payées par l'association (par l'intermédiaire du trésorier ou de son représentant). Sauf décision contraire du Conseil d'Administration, il n'est pas prévu de verser de l'argent sur un compte géré par le projet.

• Les équipes des projets parrainés font une présentation de leur projet à l'occasion des Assemblées Générales. Cette présentation indiquera par exemple le but du projet, ses étapes importantes, etc.

Contre-partie

En contre partie, il est demandé aux projets :

• Si le but du financement est pour un déplacement pour effectuer une présentation, il est demandé à ce qu'il soit fait mention de l'association des mongueurs lors de la présentation.

• Si le financement est pour des produits marketing, que sur le site du projet, ou le blog des Mongueurs, une personne du projet annonce le soutien des Mongueurs.

A2. Mise à jour du règlement intérieur pour décrire le nettoyage de la list adherents (à) mongueurs.net

Le paragraphe 2.2 a été modifié comme suit :

2.2. Cotisations

Le montant de la cotisation a été fixée à 0 euro.

La section 2.3 fixe donc le mode de renouvellement des inscriptions.

Les paragraphes qui suivent ne sont maintenus qu'à titre de référence dans le cas où ce montant évoluerait.

(la suite est inchangée).

Le renouvellement proprement dit est décrit dans la section 2.3 :

2.3. Renouvellement des adhésions

Du fait du mode d'adhésion, il paraît utile de s'assurer que la liste d'adresses reste significative. Dans cette optique, une confirmation annuelle est mise en place.

• Début novembre, un courriel est envoyé à toutes les adresses de la liste adherents (à) mongueurs.net. Son sujet est "Renouvelez votre abonnement" ou un texte similaire. Son contenu invite à confirmer son adhésion à l'association par simple réponse au courriel.

• Mi-novembre, début décembre, mi-décembre, un mail de relance est envoyé.

• Début janvier, les adresses qui auront été confirmées seront réabonnées.

• Début janvier, un courriel de radiation sera envoyé aux autres adresses.

Le secrétaire étant dépositaire de la liste adherents (à) mongueurs.net, il lui revient de s'assurer de la bonne exécution de ce renouvellement.

Il a le choix de s'en occuper lui-même ou de constituer une équipe pour cela.

Les dates données ici sont indicatives. L'idée est de donner le temps aux adhérents de réagir, et aux responsables de l'association de mettre à jour les listes pour l'année suivante.

Fin du compte-rendu