Les Mongueurs de Perl

Assemblée Générale ordinaire du 14 février 2009

L'Assemblée Générale de l'association s'est tenue le samedi 14 février 2009, à la Cité des Sciences et de l'Industrie

Documents : Ordre du jour, Compte-rendu, élection du bureau.


Ordre du jour

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Élection du CA

Questions diverses.

Compte-Rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

Présents

avec la présence également de Théo Lumineau, qui n'était pas inscrit au moment de l'envoi de la convocation et qui n'a donc pas le droit de vote.

Il y a 11 membres présents et 13 membres représentés, soit un total de 24 membres sur 81. Le quorum de 15 % est atteint.

Jérôme Fenal, Sébastien Aperghis-Tramoni et Sébastien Deseille, étant connectés par IRC, ont pu participer aux discussions. Ils n'ont pas voté par IRC, ils ont laissé leurs mandataires voter à leur place.

Bilans

Bilan moral

Le président donne lecture du bilan moral.

Bonjour,

Voici le bilan moral pour l'année 2008. De l'activité de l'année écoulée, je retiens les points suivants :

Nous ne suivons pas très précisément le nombre d'adhérents, mais celui-ci est en augmentation depuis novembre 2007. Depuis cette date, l'abonnement à la liste adherents (arobase) mongueurs.net vaut adhésion à l'association. Au moment du changement des règles d'adhésion, nous étions moins de 30 adhérents, 64 pour l'AG 2008 et plus de 80 pour l'AG 2009.

J'ai rapidement scruté la liste des adhérents, et je suis ravi de constater qu'il y a beaucoup de monde que je ne connais pas. :-)

Autrement dit, il y a du sang neuf, des personnes assez motivées pour s'inscrire sur la liste, lire les comptes-rendus des réunions online, voire y participer...

La conférence Les Journées Perl 2009 en est un excellent exemple : pour son retour à Paris, elle a trouvé en la personne de Sébastien Deseille (adhérent depuis fin décembre 2007) un organisateur actif et efficace (et même pas parisien !).

Le programme de l'année 2009 sera chargé, et commencera dès la fin mars avec Solutions Linux 2009. Nous aurons besoin de toutes les bonnes volontés pour le mener à bien. Nous avons la chance d'avoir de nouveaux adhérents qui sont prêts à s'investir, et il faut encourager ceux qui n'ont pas encore osé le faire.

Philippe Bruhat,
Président

Quelques remarques ont été formulées pour apporter des précisions au bilan moral. Sur les 80 personnes environ inscrites sur la liste, il y en a un certain nombre qui sont des abonnés passifs (lurkers), n'ayant jusqu'à lors participé à aucune discussion sur la liste, aucune assemblée en ligne ni aucune manifestation. Mais il y a également des nouveaux qui participent activement aux activités de l'association.

Il faut aider les nouveaux à mettre le pied à l'étrier et à franchir l'obstacle de la timidité. Un peu plus tard, Grégoire est intervenu de nouveau sur ce sujet pour dire qu'il s'est mis à travailler sur OSDC.fr parce qu'il a appris que cela existait. Pour aider les nouveaux à participer, il faut donc leur faire savoir quels sont les projets en cours.

Le bilan moral est approuvé à l'unanimité moins une abstention.

Bilan comptable

Le trésorier présente des explications pour le bilan comptable de l'association.

Salut à tous,

Voici en pièce jointe le bilan 2008. Je suis désolé de ne pas avoir pu vous le présenter avant (et ce doublement comme vous allez le comprendre) mais il a nécessité un assez grand nombre d'aller-retours de mails entre Laurent (Boivin) et moi-même pour arriver aux chiffres qui vous sont présentés.

Il ne vous faudra pas beaucoup de temps pour vous apercevoir qu'il y a un problème avec ce bilan : les actifs 2007 ne sont pas conformes aux chiffres de l'an dernier.

Et pour cause, ils étaient faux. De bonne foi, j'ai validé et j'ai fait approuver par les adhérents de l'an passé des chiffres erronés.

Il va sans dire que j'en suis meurtri et que je présente mes excuses aux membres de l'association, en particulier ceux qui ont approuvé ces chiffres principalement sur la base de la confiance qu'ils ont en moi depuis plusieurs années.

Mais je suis sûr que ce sont plutôt des questions que l'attente d'excuses qui vous viennent en premier.

Pourquoi :

l'association depuis sept ans a eu deux présidents, deux adresses officielles, deux banques et deux agences différentes au sein de la seconde banque. De plus, au cours des années (jusqu'à très récemment), il y avait un trésorier, un président et (donc) une adresse officielle dans trois lieux différents (sans compter les journées Perl qui sont itinérantes). Ces choses ont induit un éparpillement considérable des papiers et dans certains cas, une disparition assez longue de certaines informations.

En particulier pour l'année 2007, j'ai dû faire le bilan sans aucun (je crois) relevé. Je pensais sincèrement que c'était possible, que malgré l'absence de relevé, j'avais tous les papiers nécessaires. Je me suis lourdement trompé. On peut rajouter à cela le fait que les Journées Perl 2007 se déroulaient en novembre, ce qui a laissé très peu de temps pour récupérer tous les papiers et les chiffres, vérifier (notamment) le paiement des sponsors.

Tous les ingrédients étaient réunis pour que je me trompe assez lourdement.

Combien :

Plus de 2000 euros (j'ai bien sûr fait le calcul précis mais je ne l'ai pas sous la main et il faut que ce mail parte). C'est beaucoup mais avec le défaut de paiement d'un seul sponsor (500 euros) additionné à une erreur dans la comptabilisation du coût des salles de FPW2007 (1600 euros que j'ai réglés courant 2008, après l'AG), on arrive assez vite au montant incriminé.

Je vous livre mes supputations mais il faudra bien entendu aller comprendre les choses précisément, ce qui est impossible à l'heure actuelle (les relevés 2007 faisant toujours défaut).

Le futur :

il est impératif de faire un grand ménage au niveau administratif mais il est déjà commencé sous l'impulsion et avec l'aide de Laurent.

Il est d'ailleurs d'ores et déjà très peu probable que la situation de l'an passé se reproduise car (sous mon impulsion aussi les années précédentes) nous avons un compte courant duquel je reçois les relévés, il a aussi été mis en place un service de banque en ligne qui permet de vérifier l'activité du compte à tout instant (y ont accès Philippe Bruhat, Laurent Boivin et moi-même).

Depuis l'an passé, l'adresse légale de l'association est chez moi au 52 rue Lemercier à Paris, ce qui permet au courrier dûment adressé d'être pris en compte (et scanné en totalité, moins les deux-trois derniers mois, par Laurent).

Cela paraît évident mais jusqu'à assez récemment, ça n'était pas le cas.

Pour ce qui est du travail de trésorier (qui est le plus lourd administrativement sur l'année), nous sommes désormais deux avec Laurent pour assurer la tâche et éviter certains errements passés.

Conclusion :

Les chiffres de cette année sont justes, ils correspondent à de l'argent déjà en banque, et les entrées et sorties d'argent de 2008 sont pointées grâce à la banque en ligne et aux relevés. Les sommes encore dues par l'association sont marginales (quelques dizaines d'euros) et seront reportées (plus précisément) sur l'exercice 2009.

Ces chiffres sont également validés par Laurent Boivin qui a fait le même travail de pointage avec les mêmes outils.

Malgré donc les erreurs qui vous valent la lecture d'un long mail, la trésorerie des mongueurs se porte bien puisque nous disposons de plus de 6000 euros (je laisse la précision des chiffres à la lecture du tableau).

Autre :

Détournement de fonds. La question n'est pas tabou et il est évident qu'elle se posera pour certains compte tenu de la somme en erreur.

Je répondrais (étant seul responsable sur la période incriminée) que c'est un des autres avantages d'avoir deux trésoriers : je suis sûr que même s'il s'attend avec raison à ne rien trouver d'anormal sur le sujet, Laurent Boivin ne se privera pas de faire les vérifications adéquates sur les comptes pour s'en assurer.

Mais je le laisserais éventuellement être plus précis, si cela est souhaité, sur ce sujet précis.

Encore une fois sincèrement désolé pour les dérangements induits de mes erreurs,

David Elbaz.

Le trésorier a ajouté quelques commentaires lors de la réunion.

La difficulté pour tenir les comptes consiste à rassembler les papiers qui étaient expédiés et qui sont encore expédiés à plusieurs adresses différentes, dont celle du premier président, qui ne joue plus un rôle actif dans l'association. Dans un cas, David s'est adressé à une personne de la banque qui lui a répondu qu'elle allait s'en occuper. En fait, cette personne avait obtenu une mutation et était sur le point de quitter Paris. Elle n'avait aucune envie de faire le changement d'adresse avant son départ et elle ne l'a effectivement pas fait, tout en assurant David qu'elle s'en occupait.

Malgré l'écart indiqué ci-dessus dans le bilan 2007, il n'y a pas de problème de trésorerie. Année après année, les conférences sont équilibrées ou bénéficiaires. Quant aux dépenses, il y a eu plusieurs dons suite à la conférence YAPC::Paris de 2003. Ultérieurement, à part un don à la FFII, il n'y a rien eu. Cela explique le solde actuel.

Le bilan de 6573 euros correspond à ce qui existe déjà dans le compte, cela ne prend pas en compte les entrées d'argent que l'on attend. Il reste à payer environ 140 euros à Sébastien Aperghis-Tramoni pour les lots qui ont servi à la vente de solidarité aux Journées Perl d'Albi et qui ne lui ont pas encore été remboursés. Il reste également à payer la cotisation à l'assurance qui avait assuré les Journées Perl 2007 à Lyon. En fait, l'assurance ne sert plus à rien pour 2008-2009, car la seule conférence organisée se tiendra à la Cité des Sciences et de l'Industrie, qui ne demande pas d'assurance. Le trésorier effectuera des démarches pour essayer de faire annuler l'abonnement à l'assurance à partir de novembre 2008 et pour obtenir le remboursement de la cotisation, étant donné que le service apporté par l'assurance n'avait plus d'objet, mais il a peu d'espoirs pour la réussite de ces démarches.

Laurent Boivin annonce qu'il a récupéré un certain nombre de papiers auprès de David Landgren le mercredi précédent. Parmi ces papiers, figurent les papiers de l'assurance. Mais Laurent n'a pas encore eu le temps de tout dépouiller. Une fois ces papiers dépouillés, et une fois le résultat des démarches auprès de l'assurance connu, il faudra penser à résilier le contrat d'assurance. Cela devra se faire aux environs de la période anniversaire de la souscription, c'est-à-dire au mois de novembre.

Pour la conférence d'Albi, le bénéfice est assez confortable, alors même qu'il n'y a eu qu'une quarantaine de participants. Un problème est qu'un sponsor n'a pas versé sa participation. L'association n'engagera aucune action, a fortiori une action lourde, pour récupérer cet argent. En revanche, comme les sponsors étaient des entreprises locales, nous signalerons le fait aux organisateurs, qui pourront entrer en contact avec ce sponsor.

Le montant des frais a nettement augmenté par rapport à l'année précédente. Il est passé de 4,76 euros à 98,8 euros, car cette année, l'association a opté pour la gestion en ligne du compte. Cette option revient à 7 ou 8 euros par mois. En plus, il y a eu le paiement d'un mandat. Normalement, ce mandat aurait dû être gratuit avec la gestion en ligne. Mais envoyer un mandat par la gestion en ligne demande une authentification en complément du code utilisateur et mot de passe habituels. Or, le papier nécessaire à cette authentification complémentaire se trouvait encore chez David Landgren, donc le trésorier n'a pas pu passer le mandat en ligne. Il a été obligé de demander l'émission du mandat au guichet, ce qui est payant.

Une liste d'action est proposée :

Concernant la numérisation des documents, Charles Minc pose la question de savoir si un scan du document constitue une preuve légale. Nous notons toutefois que cela permet à ceux qui s'y intéressent d'en prendre connaissance.

Nous nous donnerons une date butoir pour avoir les comptes validés. Le vote du bilan financier est repoussé à une assemblée générale extraordinaire, qui se tiendra à l'occasion des Journées Perl Francophones de 2009 au mois de juin. Elle servira à valider le bilan de 2007 et celui de 2008.

Vote pour tenir une assemblée générale extraordinaire :

La tenue d'une AGE est votée à l'unanimité.

Débat sur l'évolution de l'association

Actions de communication

Pour mieux faire connaître Perl, il faudrait développer nos actions de communication. Par exemple, faut-il créer une newsletter ?

Stéphane évoque l'utilisation de Twitter (http://twitter.com/), par exemple pour annoncer les événements Perl. Les messages envoyés sur Twitter et concernant Perl seraient extraits puis insérés dans une page de notre site web par une tâche cron. Un contre-argument est que Twitter est plus adapté pour les groupes locaux, pour annoncer les événements qui se passent dans la région, tandis qu'on ne voit pas très bien ce qui pourrait concerner l'association dans sa totalité.

Damien évoque le webzine « Magnum », qui a été un succès auprès de la communauté des développeurs Mandriva, alors que d'autres tentatives avaient échoué.

Pour la mise à jour de la présentation du site des Mongueurs, il y a un obstacle qui est la connaissance de Template::Toolkit. Certains souhaitent migrer vers un système de templating plus simple, comme HTML::Template. D'autres suggèrent de migrer vers un véritable outil CMS. Quelqu'un a évoqué Bubbletime à ce sujet.

La communication interne est assurée par les réunions en ligne. Elle sert entre autres à maintenir une liste des actions à effectuer et à en assurer le suivi. Toutefois, pour le cas particulier de l'organisation des conférences, David demande que le trésorier soit mis systématiquement dans la boucle, pour qu'il soit au courant lorsqu'il reçoit une facture liée à la conférence.

Sébastien Deseille demande si le site des Mongueurs ne devrait pas mieux fédérer les groupes locaux. La réponse est qu'il ne faut pas confondre. Les groupes locaux sont des bandes de copains geeks qui se retrouvent pour rigoler, discuter et boire de la bière. L'association a pour but la promotion de Perl en présentant une image plutôt sérieuse.

Il faudrait créer un groupe pour les relations publiques. Ce groupe (deux personnes semblent suffisantes) aura à sa charge la rédaction de cette newsletter et la mise à jour du contenu du site http://www.mongueurs.org/. Il aura également à sa charge l'organisation technique des relations publiques : utiliser Twitter ou pas ? Rédiger une newsletter ou pas ? organisation du flux RSS et choix de l'architecture technique du site web.

Sébastien Dorey suggère également de faire de la communication pour Perl en participant à des install parties et en donnant un exposé ou une présentation à cette occasion. D'autres ajoutent que cela peut s'étendre également aux conférences comme les JDLL et les RMLL.

Actions de promotion dans les universités

Philippe signale qu'il y a des réunions techniques à Lyon et que ces réunions se tiennent dans une université. Quelques exemples de présentations sont :

La communication autour de Perl devrait proposer une vision globale des langages dynamiques et de la place de Perl dans leur sein.

Une autre direction pour la communication dans les universités est de montrer que l'on utilise Perl également dans les entreprises. Dans ce but, il faudrait qu'un mongueur qui utilise Perl professionnellement puisse venir présenter un exemple concret de réalisation en Perl dans le monde industriel.

Charles intervient pour signaler qu'il existe également dans le monde universitaire des exemples de réalisations en Perl que l'on pourrait présenter. Il cite notamment une équipe de l'université Paris III avec laquelle nous n'avons, hélas, pas de contact.

Journées Perl Francophones.

Charles évoque l'impression des affiches. Si les membres de l'association disposent de quelques affiches, il peuvent profiter de leur visite dans telle ou telle université pour en coller une ou deux et faire ainsi de la publicité pour la conférence.

OSDC.fr

Laurent Boivin donne l'avancement de OSDC.fr. L'organisation de cette conférence sera assurée par une association dont le seul but est cette conférence. C'est un point de vue opposé à celui de notre association, qui a été fondée pour l'organisation de YAPC::Paris en 2003, mais qui a continué ensuite avec d'autres actions de promotion de Perl.

L'association OSDC.fr a pour membres d'autres associations, à savoir les Mongueurs de Perl, l'AFPy et Ruby-France. Les statuts sont sur le point d'être déposés à la préfecture.

Autres conférences

Comme cela a été indiqué au paragraphe sur les actions de communication, il est souhaitable que les Mongueurs de Perl participent à d'autres conférences, comme les RMLL et les JDLL. Le prochain rendez-vous est le salon Solutions Linux, à cheval sur mars et avril.

AG en ligne

La discussion a porté essentiellement sur l'organisation des votes lors d'une AG en ligne. En fait, les AG se tiennent dans une atmosphère qui n'est pas conflictuelle. Donc les votes se font à main levée. Cela ne pose pas de problème pour transposer ce système à une AG en ligne. Il y a eu une seule fois où nous avons eu recours au vote à bulletin secret. Dans le cas où cela se reproduirait à l'occasion d'une AG en ligne, il faut avoir une procédure de vote qui garantisse l'anonymat des votants et qui ne soit pas contestable. Charles évoque le logiciel Secure Democracy qui permet d'assurer un vote par messagerie électronique. Il manque certaines fonctionnalités pour les utilisations auxquelles il pense, comme le vote pour l'AG d'une copropriété, mais dans notre cas, cela serait peut-être suffisant.

Groupes de travail

En résumé, les groupes de travail sont les suivants :

Damien se propose pour envoyer des relances de temps en temps aux groupes de travail.

Élection du CA

Élection du CA pour remplacer les membres sortants.

Le seul membre dont le mandat vient à terme est Kai Carver. Il se représente. Grégoire Baron et Sébastien Deseille font également acte de candidature.

Comme le nombre de candidats est inférieur au nombre de places à pourvoir, le vote s'effectue séparément pour chaque candidat en demandant aux votants de voter pour ou contre chaque candidat.

Le CA est donc composé de :

Élection du Bureau (Président, Vice-Président, Secrétaire, Trésorier)

Philippe Bruhat, président sortant, se présente pour un nouveau mandat de Président. Il est réélu à l'unanimité.

Jean Forget, secrétaire sortant, se présente pour le poste de secrétaire. Il est réélu à l'unanimité moins une voix.

David Elbaz, trésorier sortant, se présente pour le poste de trésorier. Il est réélu à l'unanimité moins une voix.

Sébastien Deseille se présente pour le poste de vice-président. Laurent Boivin, vice-président sortant, ne se représente pas. Sébastien est élu à l'unanimité moins une voix.

Laurent Boivin, trésorier adjoint sortant, se représente pour ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Kai Carver, secrétaire adjoint sortant, se représente pour ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 16 h 50.


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