Les Mongueurs de Perl

Assemblée Générale Extraordinaire du 28 avril 2004

Documents : Ordre du jour, Compte-rendu, bilan, bilan du compte courant, bilan du livret, bilan de la conférence YAPC, bilan définitif de 2003.


Ordre du jour

L'Assemblée Générale Extraordinaire est organisée pour traiter les points qui n'ont pas pu l'être lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 28 janvier 2004, ainsi que pour traiter certains sujets lancés lors de la même A.G.

Bilans

Bilan comptable, par le Trésorier,

Approbation des comptes de l'exercice 2003.

Vote du budget de l'exercice 2004, prenant en compte notamment la discussion sur l'emploi des fonds de l'Association.

Statuts

Présentation des nouveaux statuts, notamment l'adresse de l'Association. Vote des statuts.

Règlement intérieur

Présentation du règlement intérieur.

Vote du règlement intérieur.

Archives

Présentation du mode de gestion des archives

Formalités administratives

Liste des formalités administratives que doit effectuer une association loi de 1901.

Compte-Rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

Présents

Bilan Financier

Le trésorier a distribué un document donnant le compte de la conférence YAPC en complément du texte et des tableaux fournis lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 28 janvier dernier.

Quelques précisions : il n'y a pas de compte livret au CIC. Au Crédit du Nord, l'association avait à la fois un compte courant et un compte livret, mais le compte livret a rapporté très peu d'intérêts. Lors de la souscription d'un compte au CIC, le trésorier n'a donc pas jugé utile d'ouvrir un compte livret. Or, compte tenu de la somme collectée lors de la conférence YAPC et compte tenu de ce que certaines sommes comme le résultat de la vente de charité n'ont pas encore été versées à leur destinataire, un compte livret au CIC aurait permis d'obtenir des intérêts convenables.

Les frais bancaires correspondent à l'abonnement pour le paiement en ligne. Nous avons conservé cet abonnement pour en faire bénéficier l'association YAPC::Europe. Nos activités à venir (Journées Perl Francophones, T-shirts) justifient également de conserver l'abonnement.

La ligne « événements » correspond au salon Solutions-Linux.

La moitié du résultat de la vente de charité ira à l'association YAPC::Europe, l'autre moitié ira à YAS.

Le bilan de la conférence de 4421,16 euros dans le document n'inclut pas les 3223 euros de la vente de charité.

Le bilan financier est approuvé à l'unanimité.

Utilisation des fonds

Les différentes possibilités sont :

Sans oublier la possibilité de constituer une provision pour le financement des JPF.

La discussion fait ressortir qu'il n'est pas forcément utile d'effectuer un don à YAS ou à l'association YAPC::Europe, car ils auront déjà chacun la moitié du résultat de la vente de charité. De plus, l'association YAPC::Europe n'est pas encore bien définie, on ne connaît donc pas ses intentions précises. Il vaut mieux subventionner la conférence YAPC::Belfast-2004, dont les besoins nous sont bien connus.

Résolution : L'association alloue une enveloppe maximale globale de N euros à des dons à des associations.
13 voix pour 3000 euros.
2 voix pour 2500 euros.
1 voix pour 0 euro.
3 abstentions.

Résolution : L'association effectuera un don au comité organisateur de YAPC::Belfast.

La résolution est adoptée à l'unanimité.

Résolution : L'association effectuera un don aux associations EUCD et FFII.

La résolution est adoptée à l'unanimité.

Résolution : L'association effectuera un don à l'association YAPC::Europe.

La résolution est rejetée par 8 voix contre et 10 abstentions.

Résolution : L'association effectuera un don à YAS.

La résolution est rejetée avec 12 voix contre, une voix pour et 5 abstentions.

Pour le montant du don à YAPC::Belfast, la question se pose de savoir si l'association sponsorise un élément particulier de la conférence (une salle, les frais de déplacement d'un conférencier, autre) ou si elle verse une somme sans attribution particulière. Cette décision sera prise au sein du CA et nous votons une enveloppe pour le don au comité organisateur.

Résolution : le montant alloué pour le don à YAPC::Belfast est de N euros.
4 voix pour 750 euros,
12 voix pour 1000 euros,
2 abstentions.

Le don au comité organisateur de YAPC::Belfast sera donc de 1000 euros.

Pour les dons à EUCD et FFII, nous votons une enveloppe globale et la répartition se fera après décision du CA et selon les besoins de chacune de ces deux associations.

Résolution : le montant alloué pour le don aux associations EUCD et FFII est de N euros.
2 voix pour 750 euros,
15 voix pour 1000 euros,
1 abstention.

Le don aux associations EUCD et FFII sera donc de 1000 euros.

Nouveaux statuts

La principale modification des statuts consiste à allonger la durée du mandat au conseil d'administration à deux ans et à en effectuer le renouvellement par moitié chaque année. Cette modification a déjà été abordée lors des assemblées générales ordinaires précédentes. Toutefois, la ratification des nouveaux statuts ne peut se faire que lors d'une assemblée générale extraordinaire.

Une remarque est formulée, selon laquelle il faut laisser passer un délai de 3 ans avant la modification des statuts. En fait, ce délai de 3 ans concerne les associations qui demandent à être reconnues d'utilité publique. L'une des conditions pour cela est de ne pas avoir changé de statut depuis trois ans. D'une part, cela ne nous concerne pas. D'autre part, si une modification des statuts est nécessaire, cela incite à l'adopter le plus tôt possible pour que la durée de 3 ans commence dès que possible.

Les nouveaux statuts sont adoptés à l'unanimité.

Règlement intérieur

Selon les statuts, le règlement intérieur est établi par le Conseil d'Administration et approuvé par une Assemblée Générale.

Compte tenu de l'horaire, il n'était pas possible de lire le règlement intérieur pour en discuter puis voter son approbation ou son rejet. Seuls quelques points en suspens ont été évoqués.

Le délai de recouvrement des cotisations est fixé à 3 mois.

Le quorum pour une Assemblée Générale n'est pas encore fixé avec précision, mais nous avons retenu une valeur de l'ordre de 25% à 33%. Il n'y a pas de quorum en valeur absolue.

Le règlement intérieur n'imposera pas de procédure spécifique pour un vote électronique. Comme la loi le précise, il est du rôle du président d'être le garant de la validité des votes en général ; cette règle s'applique aussi s'il s'agit de votes électroniques.

Le nombre maximal de procurations pour chaque personne présente est limité à 2 (deux).

Archives

Compte tenu de l'horaire et compte tenu du fait que ce point n'appelle aucun vote, il n'a pas été traité.

À noter qu'il avait déjà été évoqué lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 28 janvier 2004 : les documents financiers sont archivés par le trésorier, le secrétaire en gardant une copie et les autres documents sont archivés par le secrétaire, le trésorier en gardant une copie.

Formalités

Pour les même raisons que le point précédent, ce point n'a pas été traité non plus en AG.

Des discussions entre quelques membres du CA ont toutefois abouti aux points suivants :

Si l'ordre du jour d'une assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, prévoit le vote d'un document (bilan financier ou moral, règlement intérieur, par exemple), ce document devra être porté à la connaissance des adhérents suffisamment longtemps avant la réunion. Le document pourra, par exemple, figurer sur le site web de l'association.

L'ordre du jour d'une assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, devra comporter l'intitulé des résolutions soumises au vote. De la sorte, ceux qui ne peuvent pas se déplacer pour être présents à l'assemblée pourront donner des consignes de vote précises à leur représentant.

Fin de l'Assemblée Générale

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 23h25.


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